Möte 2022-05-19

Inga ändringar i föredragningslistan förelåg.

• Mikael Forssander, beredningsansvarig, redogör för aktuell status i arbetet inför de allmänna valen den 11 september i år. Valadministrationen arbetar för närvarande med bemanning inför valdagen, förtidsröstningen och den ambulerande röstmottagningen. 

Val och demokratinämnden redovisar ekonomiskt ett positivt utfall om 2,6 mnkr och prognosticerar en budget i balans samt redogör för mål, indikatorer, uppdrag och initiativ.

Två kontroller har genomförts per delår 1. En avvikelse har identifierats och rättats.

Mot bakgrund av att en ökad smittspridning av Covid-19 riskerar att leda till ökat bortfall bland valarbetarna på valdagen, presenterar kommunstyrelsekontoret ett förslag på ett jourtidsarvode för röstmottagare som ska vara tillgängliga under valdagen. För att säkerställa att det finns tillräckligt många röstmottagare i varje distrikt på valdagen behöver det finnas en reservpool med personer som med kort varsel kan ersätta eventuella bortfall från grundbemanningen. Dessa personer behöver ha ett särskilt arvode, något som det inte finns beslut om sedan tidigare. Förslaget är även en del av val- och demokratinämndens arbete med att bevaka och säkerställa att valen kan genomföras på ett smittskyddssäkert sätt och innebär inga oförutsedda utökade utgifter.

Kommunstyrelsekontoret presenterar ett förslag på ändring av vallokal i distriktet Norrtälje-Vigelsjö, mot bakgrund av att den nuvarande vallokalen ligger i Montessoriskolan Vigelsjö som kommer att rivas. För att i möjligast mån underlätta för väljarna i området föreslås Wigulfskolan ersätta Montessoriskolan Vigelsjö, som nyttjats som vallokal tidigare och som ligger på ett nära geografiskt avstånd. Valsamordningen kommer gå ut med information om ändringen i området, för att minimera risken för negativ påverkan på väljarna.

På valdagen har varje valdistrikt i kommunen en unik röstlängd som visar vilka väljare som får rösta i respektive distriktet. Om en väljare anser sig felaktigt utesluten ur röstlängden eller tycker att uppgifterna på röstkortet inte stämmer kan hen begära rättelse i röstlängden hos Länsstyrelsen, senast den 30 augusti 2022. Om Länsstyrelsen fattar beslut om rättelse i röstlängden men inte hinner registrera det innan röstlängden trycks, måste valnämnden göra rättelsen manuellt. För att säkerställa både effektivitet och rättssäkerhet bör varje valnämnd ta beslut om vilka tjänstepersoner och/eller förtroendevalda som ska ha delegation att göra rättelser i röstlängden utifrån Länsstyrelsens beslut.

Mot bakgrund av att PostNord har upphandlats för att hantera förtidsrösterna i de allmänna valen 2022, behöver val- och demokratinämnden ta beslut om vilka som är behöriga att kvittera ut värdeförsändelser som innehåller förtidsröster och brevröster från PostNord. Kommunstyrelsekontorets förslag är att valdistriktens samtliga ordförande och vice ordförande tilldelas denna delegation samt valsamordningens Johanna Edin och Mikael Forssander.

Enligt vallagen ska varje kommun förordna och erbjuda ambulerande röstmottagning för de som inte har möjlighet att rösta i röstningslokal eller via bud. Närmare former kring hur det praktiskt ska utföras får kommunerna själva avgöra och kommunstyrelsekontoret föreslår därför att ambulerande röstmottagning erbjuds vardagar mellan klockan 9–15 under förtidsröstningsperioden. Vidare föreslås att det även erbjuds under själva valhelgen mellan klockan 10–14.    

Efter en avslutad rekryteringsprocess presenterar kommunstyrelsekontoret ett förslag på röstmottagare till förtidsröstningen, där de allra flesta även kommer tjänstgöra som röstmottagare på valdagen. Alla som förordnas av val- och demokratinämnden gör det under förutsättning att vederbörande genomgått den obligatoriska grundutbildningen. I likhet med vid tidigare val kommer några röstningslokaler ha särskilt utsedda gruppledare, där valsamordnare och beredningsansvarige föreslås tilldelas delegation att utse dessa. För att säkerställa att nödvändig eventuell ändring i bemanningen kan göras under sommarmånaderna innan förtidsröstningsperioden startar föreslås valsamordnare och beredningsansvarig även tilldelas delegation att entlediga och/eller utse ytterligare röstmottagare.

Enligt vallagen är det ett krav att de röstmottagare som ska tjänstgöra vid val har genomgått en utbildning. Vidare framgår av lagen att valmyndighetens utbildningsmaterial ska användas men man kan göra lokala anpassningar av det. Kommunstyrelsekontoret har funnit att det inte finns något behov av att göra några förändringar av materialet men val- och demokratinämnden bör formellt fastställa datumen för utbildningstillfällena samt frågan om hur de som inte kan delta vid utbildningarna ska hanteras. Förslaget är att utbildningarna genomförs vecka 32 och 33 vid sex tillfällen för de som ska tjänstgöra på valdagen och två tillfällen för de som arbetar i förtidsröstningen. För de som inte kan medverka på utbildningen föreslås att valmyndighetens digitala utbildning kan användas som ett substitut men att ordföranden ansvarar för att vidimera röstmottagarens kompetens

Val- och demokratinämnden fattade vid sitt sammanträde den 28 april beslut om vilka lokaler som skulle fungera som röstningslokaler vid förtidsröstningen inför de allmänna valen 2022. Vid det aktuella tillfället var två lokaler ännu inte klara, Bergshamra bygdegård och Gräddö Marina. Utöver dessa båda lokaler har kommunstyrelsekontoret efter dialog med nämndens presidium även adderat Rodengymnasiet i Norrtälje som en röstningslokal med begränsat tillträde. Detta i syfte att möjliggöra för fler ungdomar att rösta i de allmänna valen 2022.

Genom ikraftträdandet av EU:s dataskyddsförordning uppkom enligt artikel 37 en skyldighet för kommunala organ, bolag och förbund med personuppgiftsansvar att utnämna dataskyddsombud. I egenskap av personuppgiftsansvarig ska kommunstyrelsen utse ett dataskyddsombud med uppdrag att ge råd, bevaka att reglerna i dataskyddsförordningen följs, och fungera som kontaktperson gentemot bland annat Integritetsskyddsmyndigheten.

Kommunstyrelsekontoret redovisar vilka e-förslag som fått minst antal röster och således ska besvaras eller beslutas om. Sen senaste redovisningen i april har inga nya e-förslag tillkommit men några fler har passerat svarstiden på 6 månader. För att se till så att gamla e-förslag blir besvarade kommer kommunstyrelsekontoret bjuda in berörda avdelningar och komma överens om ett sista datum för besvarande