Möte 2023-12-14

1. Robert Wikgren, HR-dir. redogör för bestämmelserna gällande omställningsstöd.

2. Liv Hellstrand och Veronika Vesterlund, TINK, redogör för de ungas delaktighet och inflytande.

3. Arvid Eriksson, arkivarie, redogör för ersättningsskanning för val- och demokratinämndens handlingar.

4. Mikael Forssander, beredningsansvarig/valsamordnare redogör för det fortsatta arbetet med EP-valet 2024.

Den interna styrningen och kontrollen är en del av kommunens styrsystem och ett redskap för kommunens ledning att främja en effektiv ledning av organisationen, hantering av risker, utveckling av verksamheten och utvärdering av verksamhetens resultat - ytterst för att säkerställa att verksamhetens syfte och mål nås. Målet med intern kontroll är: ändamålsenlig verksamhet kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten efterlevnad av tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter, riktlinjer mm En effektiv internkontroll innebär att egen granskning och uppföljning genomförs i samtliga dessa avseenden, med fokus på: Att system och rutiner finns så att budgeterade medel och andra resurser används i överrensstämmelse med tagna beslut. Att säkerställa att lagar, bestämmelser, anvisningar, riktlinjer och överenskommelser följs. Att minimera risken för missbruk och avsiktliga eller oavsiktliga fel som leder till extrakostnader eller att kommunens tillgångar äventyras. Att säkerställa en rättvisande redovisning genom kontroll av riktigheten och tillförlitligheten i räkenskaperna. Att skydda politiker och tjänstepersoner mot oberättigade misstankar om oegentligheter.

Enligt rutin som tagits fram av kommunens ekonomiavdelning ska nämnden årligen besluta om attestbehörighet, beslut om tjänstepersoner med rätt att beslutsattestera fakturor samt beloppsgränser för attesträtten. Det föreslås att val- och demokratinämnden godkänner attestbehörigheter enligt bifogad attestlista, controller har generell attesträtt för uppbokningar och rättelser av kostnader och intäkter vid periodavslut genom bokförningsorder.

Vidare föreslås att val- och demokratinämnden delegerar till administrativ chef att besluta om attesträtt för nya chefer samt att besluta om ersättare för attestant fram till att nästa beslut om attestbehörigheter fattas i Val- och demokratinämnden.

Kommunstyrelsekontoret har vid de två förgående valen anlitat en entreprenör för administrationen av förtidsröster i samband med valen. Erfarenheterna har varit mycket goda och har både inneburit att administrationen har kunnat effektiviserats samtidigt som den blivit mer rättssäker. Kommunstyrelsekontorets bedömning är att val- och demokratinämnden även inför detta val bör anlita en extern entreprenör för att hantera administrationen av förtidsrösterna. Kostnaderna för uppdraget bedöms till ca 300 tusen kronor baserat på förgående valårskostnader och det är budgeterat för nämnden till år 2024.

Kommunstyrelsekontoret redovisar vilka e-förslag som fått minst 50 antal röster och således ska besvaras eller beslutas om. Sedan senaste redovisningen i november har 5 nya e-förslag lagts ut för röstning, 1 har fått avslag i nämnd, 1 har fått godkänt i nämnd, 1 har skickats in på nytt och 3 har avslutats. Arbetet med att fördela ut förslag och öppna upp för dialog med berörda förvaltningar fortskrider.

Ersättningsskanning är en del av en mer digitaliserad och tillgänglig myndighet. För att hantera inkomna analoga handlingar i ett digitalt flöde behöver dessa digitaliseras. Detta sker generellt genom att handlingen skannas in. Under förutsättningarna att den inskannade kopian endast i ringa grad förlorar information, bevisvärde eller kulturhistoriskt värde kan den fysiska handlingen gallras i enlighet med detta beslut. Detta medför även att arkiveringen och bevarandet av handlingar kan övergå till att vara helt digital.