Möte 2024-05-30

• Ett nytt nämndinitiativ från Miljöpartiet har inkommit gällande webbkameror i Norrtäljesalen och införs i kallelsen direkt efter punkt nr 7 där miljöpartiet redan har ett tidigare nämndinitiativ.  
• Protokoll från Kommunfullmäktige, 240520, § 112 gällande avsägelse av ledamot och ny ersättare i val- och demokratinämnden som läggs som meddelanden.

• Ungas engagemang och inflytande i Norrtälje kommun samt ungdomsbarometern, Liv Hellstrand TINK (VN 2023-28)
• Förberedelse inför valorganisationen, Mikael Forssander, valsamordnare
• Information om underlag från HR, Laila Lindroth, admin.chef
• Fastställande av reviderad tidsplan för ersättningsbestämmelserna för Norrtälje kommun för förtroendevalda, Laila Lindroth, admin.chef (VN 2024-15)
• Information om e-förslag, Laila Lindroth, admin. chef
• Byte av sammanträdesdag, tisdagar, för val- och demokratinämnden år 2025, Marlene Edvardsson, nämndsekreterare

Val- och demokratinämnden har upprättat delårsrapport per april 2024 enligt kommunens styrmodell. I ärendet redovisas uppföljning av ekonomiskt utfall för perioden samt prognos för helåret samt status för måluppfyllelse.Val- och demokratinämnden redovisar ett utfall för perioden januari – april som avviker med 1077 tkr. positivt mot budget men helårsprognosen kommer avviker mot budget -963 tkr.Överskottet för perioden januari - april beror främst på att utfallet kommer oregelbundet och budget är linjärt för perioden.För helårsprognosen prognostiseras i nuläget en negativ avvikelse mot budget som beror på uppbyggnad av valorganisation.Val- och demokratinämnden arbetar under året med tre inriktningsmål av vilka två inriktningsmål inte planeras att gå enligt plan. 

Kommunstyrelsekontoret har tagit fram en rapport som beskriver resultatet av den internkontroll som genomförts fram till 30 april 2024. Kontrollen har utförts utifrån den av val- och demokratinämnden beslutade internkontrollplanen för 2024. Sammanlagt ska sex områden kontrolleras under helåret och fram till den sista april har fem kontrollmoment påbörjats och ett slutförts. Den kontroll som genomförts är att granska att e-förslag hanteras enligt val- och demokratinämndens dokumenthanteringsplan. Resultatet av kontrollen var att förslagen hanterades korrekt.
 

Val- och demokratinämnden (VDN) har fått en revisionsrapport som revisionen önskat svar på senast den 31 augusti 2024. De förtroendevalda revisorerna i Norrtälje kommun har genomfört en grundläggande granskning av kommunstyrelsen och nämnderna i kommunen. Granskningen omfattar styrning, kontroll och åtgärder, måluppfyllelse för verksamheten och måluppfyllelse för ekonomin. VDN är grön på alla tre områdena. Det som återstår är att: Tillse att direktiv/instruktion för rapportering till nämnden upprättas.

Ett nämndinitiativ har inkommit från Miljöpartiet: 

Miljöpartiet yrkar på att Val-och demokratinämnden behandlar uppdraget, som revisorerna anmärkt på vid Kommunfullmäktige den 22 april 2024, att upprätta direktiv för hur rapportering till nämnden ska ske.

För att möjliggöra en förbättrad kontakt med kommunens innevånare föreslår Miljöpartiet att val-och demokratinämnden, som är en öppen nämnd med möjlighet för åhörare, vidtar åtgärder för att uppfylla vårt uppdrag och delmål på punkten delmål i delårsrapporten per april 2024 sid 6, delmål 2.2 att ”Ta vara på digitaliseringens möjligheter i kontakten med invånare och företag”.

Den åtgärd som Miljöpartiet föreslår är att val-och demokratinämnden införskaffar minst två webkameror som möjliggör att det går att vara åhörare på distans för alla de kommuninnevånare och företagare som inte riktigt får ihop livspusslet med att infinna sig på plats på val-och demokratinämndens möten men som skulle kunna tillgodogöra sig möjligheten att delta digitalt online

Kommunstyrelsekontoret redovisar vilka e-förslag som fått minst 50 antal röster och således ska besvaras eller beslutas om. Sedan senaste redovisningen i mars 2024 har 7 nya e-förslag lagts ut för röstning. 5 e-förslag har avslutats, 2 e-förslag är avslutade efter beslut i nämnd och 3 e-förslag har avslutats efter röstningsperiodens avslut och att de inte uppnått 50 röster. Arbetet med att fördela ut förslag och öppna upp för dialog med berörda förvaltningar fortskrider.

Enligt vallagen ska den lokala valmyndigheten förordna röstmottagare som ska tjänstgöra i vallokal på valdagen. Av samma lag framgår att det förutsätts att de genomgått en obligatorisk utbildning för uppdraget. Val- och demokratinämnden är lokal valmyndighet i Norrtälje kommun och beslutade den 21 mars 2024, att delegera beslutet att förordna röstmottagare till de personer som arbetar med valsamordningen.

Då samtliga personer som föreslås arbeta som röstmottagare har genomgått den obligatoriska utbildningen föreligger inget hinder för att förordna dem som röstmottagare.

Kommunfullmäktige har översänt till val- och demokratinämnden ett antal meddelanden som sammanställts i en lista. Valorganisationen har översänt information från Valnämnden gällande EU-valet.