Möte 2023-09-21

Inga ändringar förelåg.

• Information om demokratidagen David Wallner, kommunikatör informerar om de kommunikationsinsatser som genomfördes den 15 september för att uppmärksamma demokratidagen. Den uppmärksammades framförallt på sociala medier men även på kommunens interna skärmar.
• Information om det fortsatta arbetet med ersättningsbestämmelserna för förtroendevalda utifrån kommunstyrelsens återremiss. Mikael Forssander, beredningsansvarig informerar om att kommunstyrelsen beslutat att återremittera val- och demokratinämndens ersättningsbestämmelser. Motiveringen var att nämnden ska fullgöra kommunfullmäktiges ursprungliga uppdrag. Förvaltningen arbetar för närvarande med en plan för hur frågan fortsatt ska hanteras och kommer att återkomma till nästkommande sammanträde.

Val- och demokratinämnden har upprättat delårsrapport per augusti 2023 enligt kommunens styrmodell. I ärendet redovisas uppföljning av ekonomiskt utfall för perioden samt prognos för helåret och status för måluppfyllelse. Val- och demokratinämnden redovisar ett utfall för perioden som avviker positivt mot budget och en helårsprognos som inte avviker mot budget.

Val- och demokratinämndens resultat för perioden januari-augusti visar ett överskott om 414 tkr. Överskottet beror främst på att kostnaderna för förberedelser inför EU-valet 2024 kommer i slutet av året. I helårsprognosen för 2023 för Val- och demokratinämnden prognostiseras i nuläget ingen avvikelse mot budget. Val- och demokratinämnden arbetar under året med fyra uppdrag och samtliga bedöms genomföras under året. Nämnden arbetar med tre nämndinitiativ varav ett kommer genomföras enligt plan och två har stoppats.

Den interna styrningen och kontrollen är en del av kommunens styrsystem och ett redskap förkommunens ledning att främja en effektiv ledning av organisationen, hantering av risker, utveckling av verksamheten och utvärdering av verksamhetens resultat - ytterst för att säkerställa att verksamhetens syfte och mål nås.

Målet med intern kontroll är:

·         ändamålsenlig verksamhet

·         kostnadseffektiv verksamhet

·         tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten

·         efterlevnad av tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter, riktlinjer mm

En effektiv internkontroll innebär att egen granskning och uppföljning genomförs i samtliga dessa avseenden, med fokus på:

-          Att system och rutiner finns så att budgeterade medel och andra resurser används i                 överrensstämmelse med tagna beslut.

-          Att säkerställa att lagar, bestämmelser, anvisningar, riktlinjer och överenskommelser följs.

-          Att minimera risken för missbruk och avsiktliga eller oavsiktliga fel som leder till  extrakostnader eller att kommunens tillgångar äventyras.

-          Att säkerställa en rättvisande redovisning genom kontroll av riktigheten och tillförlitligheten i räkenskaperna.

-          Att skydda politiker och tjänstepersoner mot oberättigade misstankar om  oegentligheter.

I enlighet med val- och demokratinämndens reglemente ska nämnden fastställa den årliga uppräkningen som genomförs av ersättningen av förtroendevalda. Den baseras på uppräkningen av statsrådsarvodena som styr kommunstyrelsens ordförandes arvode. Resterande arvoden i Norrtälje kommuns ersättningsbestämmelser baseras i sin tur på dennes arvode.

Kommunstyrelsekontoret redovisar vilka e-förslag som fått minst 50 antal röster och således ska besvaras eller beslutas om. Sedan senaste redovisningen i maj har 6 nya e-förslag lagts ut för röstning och 0 gamla e-förslag har besvarats.

Arbetet med att fördela ut förslag och öppna upp för dialog med berörda förvaltningar fortskrider.

Inga delegationsbeslut förelåg.