Möte 2023-02-09

• Val- och demokratinämndens ledamöter och ersättare presenterar sig.
• Mikael Forssander, beredningsansvarig, informerar om nämndens verksamhetsområde utifrån reglementet och vallagen. Uppgifterna är primärt tre, att vara lokal valmyndighet, att verka för demokratiutveckling och ansvara för e-förslag till Norrtälje kommun samt att vara pensionsmyndighet för de förtroendevalda och hantera frågor gällande ersättningsbestämmelserna.
• Mikael Forssander redogör sedan för det pågående arbetet med revideringen av ersättningsbestämmelserna inför att de ska remitteras vid nästkommande sammanträde.

Val och demokratinämnden redovisar ekonomiskt utfall 2022 samt redogör för mål, indikatorer, uppdrag och nämndens egna initiativ. För verksamhetsåret 2022 redovisar nämnden en positiv avvikelse om 420 tkr. Skälet till avvikelsen härrör främst till följd av en vakant tjänst på kommunstyrelsekontorets kansli samt att statsbidraget för de allmänna valen blev högre än budgeterat.

Enligt den av val- och demokratinämnden antagna internkontrollplanen ska förvaltningen redovisa resultatet av internkontrollen tre gånger per år. Totalt hade nämnden sex kontrollpunkter fördelat på två per områdena ”Effektiva arbetsmetoder och hög kvalitét”, ”informationssäkerhet” och ”ekonomi och hushållning av kommunens resurser”. Av dessa har 4 slutförts utan identifierade avvikelser, en har påbörjats medan en inte har genomförts till följd resursbrist på kommunstyrelsekontorets kansli.  De två som inte slutförts är en stickprovskontroll av arvodesutbetalningar och en total kontroll att samtliga e-förslag gallras enligt gällande hanteringsanvisningar. Dessa föreslås föras över till internkontrollen 2023.

Kommunstyrelsens kansli har tillsammans med controllerenheten upprättat ett förslag till verksamhetsplan för 2023–2025 utifrån kommunens styrmodell samt Mål & Budget 2023–2025 fastställd av kommunfullmäktige den 19 december 2022. I verksamhetsplanen beskrivs nämndens verksamhet och ansvarsområde, mål kopplat till verksamheten, uppdrag från kommunfullmäktige och nämnd, budget, samt indikatorer för uppföljning.

Den interna styrningen och kontrollen är en del av kommunens styrsystem och ett redskap för kommunens ledning att främja en effektiv ledning av organisationen, hantering av risker, utveckling av verksamheten och utvärdering av verksamhetens resultat - ytterst för att säkerställa att verksamhetens syfte och mål nås. I likhet med 2022 har nämnden sex kontrollområden fördelat på två per områdena Effektiva arbetsmetoder och hög kvalitét, Informationssäkerhet och Ekonomi och hushållning av kommunens resurser. Två av dessa kvarstår för 2022 medan resterande fyra är nya kontrollområden.

Kommunstyrelsen bereder för närvarande ett reviderat attestreglemente som förväntas behandlas av kommunfullmäktige den 20 februari 2023. I samband med beredningen har det uppmärksammats att nämnderna behöver fatta nya beslut om vilka personer som ska ha attesträtt, alltså att besluta om kostnader för nämndens räkning. Av beslutet ska framgå namn, titel och beloppsgräns

Val- och demokratinämndens presidium har sett ett behov av att ändra det av nämnden beslutade sammanträdesdatumet den 9 mars. Förslaget från presidiet är därför att flytta sammanträdet till den 22 mars vid samma tidpunkt som det tidigare mötet.

Kommunstyrelsekontoret redovisar vilka e-förslag som fått minst 50 antal röster och således ska besvaras eller beslutas om. Sedan senaste redovisningen i december har 8 nya e-förslag tillkommit och 9 e-förslag har besvarats. Arbetet med att fördela ut förslag och öppna upp för dialog med berörda förvaltningar fortskrider

Inga delegationsbeslut förelåg vid sammanträdet.

Inga meddelanden förelåg vid sammanträdet men kommunstyrelsekontorets kansli fick i uppdrag att sända ut Valmyndighetens nyhetsbrev till nämndens ledamöter och ersättare.