Möte 2023-11-16

Ordförande meddelar Val- och demokratinämnden att presidiet önskat en redovisning av bestämmelserna gällande omställningsstöd i punkten 11, delegationsbeslut.

Vidare tillkommer en informationspunkt under ärende 4. Uppföljning av "Demokratidagen".

Finsk förvaltningsområde

• Sam Grandell, Finsk förvaltarsamordnare, föredrar och informerar om finsk förvaltningsområde med en Power Point presentation. Mål och riktlinjer för arbete med nationella minoriteter togs i kommunfullmäktige december 2019. Riktlinjerna följer de inriktningar som lagen pekar ut som mest angelägna. Norrtälje kommun ingår I finskt förvaltningsområde tillsammans med 66 andra kommuner. Antalet invånare med finsk bakgrund i Norrtälje kommun enligt statistik från SCB 2022-12-31: 1019 personer var i åldersgruppen +71 år varav 120 personer var över 85 år. Aktuella utmaningar i Norrtälje kommun: Finsktalande äldreomsorg, ingen uttalad eller marknadsfört verksamhet finns idag. Finsktalande förskoleverksamhet finns, men vi har ”hemlighållit” det bra. Samråden med minoriteten under omstrukturering, pågår. Kartläggning av behoven hos minoriteten 2024. Kartläggning av språkkompetens hos anställda i Norrtälje kommun.

Demokratidagen

• David Wallner, kommunikatör, har fått i uppdrag av presidiet att informera fortsättningsvis vad som hänt efter FN:s internationella dag för demokrati den 15 september 2023. Totalt 10 inlägg i sociala medier under en 5-dagarsperiod. 17 724 unika visningar totalt. 2 e-förslag inlämnades under de följande 7 dagarna. Generellt lågt deltagande på sociala medier, Facebook, från 30 år och uppåt, många över 65 år. Think arbetar nu med att nå ut till ungdomar i skolor. Ungdomar använder i dag Tik Tok och Instagram. 

Förberedelserna inför EP-valet 2024.

• Mikael Forssander, beredningsansvarig och valsamordnare, redogör för det fortsatta arbetet som pågår med två stycken ny anställda valsamordnare som presenteras: Magnus Åhstedt och Isa Binder. Lokalerna är i stort sett klara samt så har valsamordnarna en egen lokal på Campus Roslagen i Norrtälje kommun. Stort arbete har lagts på nytt system Valman för att kunna återanvända för framtida bruk på ett lättare sätt. Det är högt tryck nu på de som anmält intresse av att hjälpa till med valet som läggs in i systemet. Samarbete med Post Nord samt Polisen pågår. Ett nätverkssamarbete med valsamordnarna i Stockholm län har också inletts med ett första uppstarts möte.

Olof Sigfrid, säkerhetschef informerar om säkerhetsarbetet inför EP-valet 2024. Säkerhet och beredskap driver ett systematiskt valsäkerhetsarbete på uppdrag av Norrtälje kommuns valorganisation. Valsamordnarna är sedan EU-valet 2020 en integrerad del i säkerhetsorganisationen.

Övergripande samordning har säkerhetschef och samordning operativ och fysisk säkerhet har säkerhetssamordnaren. Power Point presentation framförs gällande hotbilder, riskanalyser och incidenter vid valet 2022.

Upprätthålla samhällsviktiga verksamheter/funktioner. På valcentralen.se finns mer information att ta del av angående valsäkerhet. 

Jessica Hagdahl och Sanna Seilonen, controller, informerar om månadsrapport oktober 2023 för Val- och demokratinämnden.

Val- och demokratinämnden har upprättat Månadsrapport per oktober 2023 enligt kommunens styrmodell. I ärendet redovisas uppföljning av ekonomiskt utfall för perioden samt prognos för helåret och status för måluppfyllelse med uppdrag och initiativ. Val- och demokratinämnden redovisar ett utfall för perioden som avviker positivt mot budget och en helårsprognos som inte avviker mot budget.

Val- och demokratinämndens resultat för perioden januari-oktober visar ett överskott om 454 tkr. Överskottet beror främst på att kostnaderna för förberedelser inför EU-valet 2024 kommer i slutet av året. I helårsprognosen för 2023 för Val- och demokratinämnden prognostiseras i nuläget ingen avvikelse mot budget.

Val- och demokratinämnden arbetar under året med fyra uppdrag där ett av uppdragen avviker från plan resterande tre av uppdragen bedöms att genomföras under året. Nämnden arbetar med tre nämndinitiativ varav ett kommer genomföras enligt plan och två har stoppats.

Kommunstyrelsens kansli tillsammans med controllerenheten har upprättat verksamhetsplan för 2024–2026 utifrån kommunens styrmodell samt Mål & Budget 2024–2026 fastställd av kommunfullmäktige den 26 juni 2023. I verksamhetsplanen beskrivs nämndens verksamhet och ansvarsområde, mål kopplat till verksamheten, budget, samt indikatorer för uppföljning.

Kommunstyrelsekontoret har under våren 2023 tagit fram ett förslag till nya ersättningsbestämmelser utifrån det uppdrag som gavs i val- och demokratinämndens verksamhetsplan 2022. Kommunstyrelsen beslutade dock i september att återremittera ärendet till val- och demokratinämnden med motiveringen att göra en grundlig översyn i enlighet med kommunfullmäktiges beslut i december 2022. Efter att kommunstyrelsen återremitterade ärendet har val- och demokratinämndens presidium diskuterat ärendets vidare hantering och förslaget är att anlita Sveriges kommuner och regioner för att genomföra utredningen.

Kommunstyrelsekontoret har tagit fram ett förslag till sammanträdesschema för val- och demokratinämnden för år 2024, med totalt sex presidiemöten, sex nämndsammanträden samt ett möte gällande valnämndens preliminära rösträkning ”onsdagsräkning” Förslaget regleras av kommunallagens bestämmelser om sista datum för budget och årsredovisning samt har tagits fram med hänsyn till Norrtälje kommuns styrprocess som reglerar ekonomiska rapporter. Sammanträdena föreslås även fortsättningsvis äga rum på torsdagar med start klockan 16.00

Kommunstyrelsekontoret redovisar vilka e-förslag som fått minst 50 antal röster och således ska besvaras eller beslutas om.

Sedan senaste redovisningen i september har 3 nya e-förslag lagts ut för röstning, 3 gamla e-förslag har besvarats och 2 kommer att tas upp för beslut i kultur- och fritidsnämnden i november.

Arbetet med att fördela ut förslag och öppna upp för dialog med berörda förvaltningar fortskrider.

Ärendet föredras för nämnden.

• Valmyndighetens nyhetsbrev 2023:9V
• Protokoll KF § 157, § 160, § 201 avsägelser av uppdrag som ledamot och ersättare i VDN