Möte 2022-02-17

Val- och demokratinämnden utser Stefan Grath (V) att tillsammans med ordförande justera protokollet. Justeringen äger rum på kommunstyrelsekontorets kansli.

På Nils Matssons (M) begäran läggs punkten "Övriga frågor" till i slutet av föredragningslistan.

Punkten "Planering inför de allmänna valen" läggs till under informationsärenden.

Ungdomsfullmäktige i Norrtälje kommun

Åsa Källander (nämndsekreterare) och Fanny Wennman (samordnare) informerar om det pågående arbetet med att utforma ett förslag på ett ungdomsfullmäktige, som enligt det nuvarande utkastet blir en vidareutveckling av kommunens ungdomsråd. På nästa nämndsammanträde ska beslut om detta fattas.

Planering inför de allmänna valen 2022

Johanna Edin (nämndsekreterare/valsamordanre) ger en lägesuppdatering av valsamordningens arbete inför höstens val. Ytterligare en person kommer inom kort att rekryteras till valsamordningen.

Val och demokratinämnden redovisar ekonomiskt utfall 2021 samt redogör för mål, indikatorer, uppdrag och nämndens egna initiativ.

Val- och demokratinämnden har upprättat en verksamhetsplan för 2022-2024 i enlighet med fastställda tidplaner, mallar och strukturer enligt Norrtälje kommuns styr- och ledningssystem.

Verksamhetsplanen presenterar inriktning, mål och målområden, indikatorer och uppdrag. Dokumentet beskriver även val- och demokratinämndens ekonomi, organisation och viktiga styrdokument.       

Val- och demokratinämnden redovisar avvikelser i form av avsaknad av barn- och jämställdhetsanalyser i tjänsteutlåtanden och att mindre ändringar i hanteringen av e-förslag är nödvändiga. Nämnden kommer att arbeta med att belysa dessa frågor ute på kommunens övriga förvaltningskontor. Genomförda kontroller avseende politikerarvoden påvisar behovet av pågående information och utbildningsinsatser till de som handlägger denna typ av ärenden.

Den interna styrningen och kontrollen är en del av kommunens styrsystem och ett redskap för kommunens ledning att främja en effektiv ledning av organisationen, hantering av risker, utveckling av verksamheten och utvärdering av verksamhetens resultat - ytterst för att säkerställa att verksamhetens syfte och mål nås.

Målet med intern kontroll är:

·  ändamålsenlig verksamhet

·  kostnadseffektiv verksamhet

·  tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten

·  efterlevnad av tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter, riktlinjer mm

En effektiv internkontroll innebär att egen granskning och uppföljning genomförs i samtliga dessa avseenden, med fokus på:

- Att system och rutiner finns så att budgeterade medel och andra resurser används i överrensstämmelse med tagna beslut.

- Att säkerställa att lagar, bestämmelser, anvisningar, riktlinjer och överenskommelser följs.

- Att minimera risken för missbruk och avsiktliga eller oavsiktliga fel som leder till extrakostnader eller att kommunens tillgångar äventyras.

- Att säkerställa en rättvisande redovisning genom kontroll av riktigheten och tillförlitligheten i räkenskaperna.

- Att skydda politiker och tjänstepersoner mot oberättigade misstankar om oegentligheter.

Meddelandena anmäls och läggs till handlingarna

Nils Matsson (M) efterfrågar information om kommunens tjänsteman i beredskap-funktion (TiB). Mikael Forssander (beredningsansvarig) ska undersöka frågan och återkomma. Nicklas Salmin (L) tipsar om att bjuda in tjänstepersoner från Trygghets- och säkerhetskontoret till allas respektive partigruppsmöten för vägledning i trygghetsfrågor.