Möte 2024-09-26

1. Nulägesrapport gällande projektarbetet gällande ersättningsbestämmelserna föredras av Mikael Forssander, beredningsansvarig.  Återkommande punkt på dagordningen.

2. Översyn av förändrade valdistrikt inför valet år 2026 föredras av Mikael Forssander, beredningsansvarig. Vallagen kap 4 §§ 16-19 redovisas och konsekvenser diskuterades.  Återkommande punkt på dagordningen.

Val- och demokratinämnden har upprättat delårsrapport per augusti 2024 enligt kommunens styrmodell. I ärendet redovisas uppföljning av ekonomiskt utfall för perioden samt prognos för helåret samt status för måluppfyllelsen. 

Val- och demokratinämnden redovisar ett utfall för perioden som avviker positivt mot budget och en helårsprognos som avviker negativt mot budget. Val- och demokratinämndens resultat för perioden januari-augusti 2024 redovisar ett överskott om 576  tkr och en helårsprognos som avviker negativt mot budget med -882 tkr.

Överskottet för perioden beror på periodiseringsavvikelse av bidrag. Helårsprognosen för 2024 för Val- och demokratinämnden prognostiserar ett underskott om – 882 tkr mot budget där den främsta orsaken är personalkostnader och lokalhyra.

Val- och demokratinämnden arbetar med två inriktningsmål inom två av Norrtälje kommuns målområde. Prognosen är att båda två inte bedöms bli uppfyllda. Val- och demokratinämnden har ett kvarvarande uppdrag från föregående år som bedöms bli klart i år 2024.

Val- och demokratinämnden önskar att budget för valorganisationens uppdrag under valåren kompletteras till den löpande ekonomiska uppföljningen.  Det för att säkerställa de olika budgetnivåerna och kostnaderna för genomförande av val för mellanvalår och valår på ett bra sätt.

I enlighet med den av val- och demokratinämnden beslutade internkontrollplanen ska resultatet av internkontrollen redovisas tre gånger per år. Det sker i samband med nämndens delårsrapport per april och augusti och i samband med bokslutet. Av de sex kontrollmoment som återfinns i planen är två genomförda utan några funna avvikelser. Resterande fyra är påbörjade och ska enligt plan redovisas vid årets slut. I dessa fyra områden har kontroller genomförts enligt plan och inga större avvikelser har funnits.

Laila Lindroth föredrar: Alla 302 valarbetare ska säkerhetskontrolleras internrisk är grön. Utveckling för att säkra valorganisationen röd risk går ej att mäta som är ett fortsatt arbete för nämnden. Gallring av e-förslag ligger kvar 2 års cykel för att det inte ska lyftas på samma förslag fler ggr. Rätt ersättning till rätt person grön. 3 mindre avvikelser troman digital rapportering kvalitetssäkring. Manuella handläggningen blir fel mindre avvikelser, 2 st rapporteringsfel, samt bugg i systemet. fram till augusti utan anmärkning. inlämnande av verifikationer manuellt 3 avvikelser digitalt 0.

Protokoll har inkommit daterat 9 september 2024 § 173 från kommunstyrelsen samt tjänsteutlåtande daterat 6 september 2024 gällande yttrande över revisionsrapport - grundläggande granskning av styrelser och nämnder 2023 som redovisas för val- och demokratinämnden.