Möte 2024-03-21

Information om förberedelserna inför EP-valet. Mikael Forssander, beredningsansvarig valsamordnare redogör för det fortsatta valarbetet.

Val- och demokratinämnden har upprättat verksamhetsberättelse för året 2023 enligt kommunens styrmodell. I verksamhetsberättelsen redovisas ekonomiskt resultat för Val- och demokratinämnden verksamhet uppföljning av kommunens inriktningsmål, samt uppdrag från kommunfullmäktige och nämnd. Val- och demokratinämnden redovisar ett ekonomiskt resultat på +15 tkr för budgetår 2023. Den största budgetposten är ersättningar för sammanträden. Nämnden har under året 2023 arbetat med sju inriktningsmål inom tre av Norrtälje kommuns sju målområden. Sex inriktningsmål bedöms vara uppfyllda och ett bedöms ej uppfyllt. Val- och demokratinämnden har arbetat under året 2023 med fyra uppdrag, där ett av uppdragen avviker från plan och resterande tre uppdragen är uppfyllda. Nämnden arbetade även med två nämndinitiativ, där ett av nämndinitiativen genomfördes enligt plan och ett har pausats.

Protokollsanteckning från Anja Lundin (Mp) och Magnus Hellström (Mp):

Miljöpartiet ställer sig frågande till om det kan anses att nämnden uppfyllt målen;

”3. Säkerställa att invånarna och företa får snabb återkoppling och positivt bemötande i alla sina kontakter med kommunen”

Detta upplever vi med kontakter med innevånarna att så inte alltid är fallet, särskilt inte i frågor som berör Think Pink frågor och kommunens ansvar bl.a. Här är målet enbart delvis uppfyllt anser Miljöpartiet.

”6 Säkerställa att landsbygdsperspektivet belyses vid kommunala beslut. Uppfyllt”

Här anser Miljöpartiet att detta inte överensstämmer med den grad av möjligheter som landsbygdsperspektivet skulle kunna göra anspråk på i tillgänglighetsfrågor såsom möjlighet att vara åhörare till Val-och Demokratinämndens egna möten, när tekniken finns för att tillgodose möjlighet att via distans vara åhörare på Val-och Demokratinämndens möten, som i praktiken ska vara öppna för alla kommuninnevånare som vill att närvara vid.

Likaså är det Öppet Rådhus dagar som anordnas inriktade enbart på dem som bor eller arbetar lokalt i Norrtälje stad och kan ta sig till lokalen på i princip arbetstid för många kommuninnevånare.

Därtill har Miljöpartiet invändningar mot att det anges som ”uppfyllt” när det saknas värden att utvärdera för delmål 5.1-5.4 ang. miljö-och klimatmässig hållbart sätt, delmål 2.5 om hur landsbygdsvänlig och skärgårdsvänlig den kommunal service är, delmål 4.1-4.2 ang. kunskapsmål och trivsel både i vardag och kris, där statusen är ” inget värde angivet” med följden ”ej utvärderad”.

Likaså saknas det mätbara värden för delmål 6.

För delmål 7 om möjligheter till ökad livskvalitet, egenförsörjning och rätt insatser i rätt tid saknar nämnden både mätbara värden och utvärderingar p.g.a. bristen på mätbara värden.

Sammantaget är detta är under all kritik i de tider vi lever i nu, där just dessa aspekter är väsentligt avgörande både för folkhälsan i kommunen och för möjligheterna att bistå med ett robust samhälle i tider av kris och krig.

Delmål sju har noterats som ej uppfyllt men för delmål 3,4 och 6 anser Miljöpartiet att det finns brister som bör ses över innan statusen ”uppfyllt” är rättfärdigad. Inte utan åtgärder och mätinstrument för att tillgodose mätbara resultat för utvärdering.

Kommunstyrelsens kansli tillsammans med controllerenheten har upprättat verksamhetsplan för 2024–2026 utifrån kommunens styrmodell samt Mål & budget 2024–2026 fastställd av kommunfullmäktige den 26 juni 2023. I verksamhetsplanen beskrivs nämndens verksamhet och ansvarsområde, mål kopplat till verksamheten, budget, samt indikatorer för uppföljning.

Conny Andersson (S), Matti Leino (V), Anja Lundin (MP), Patrik Dahl (C) deltar inte i beslutet i detta ärende.

Val- och demokratinämnden har upprättat månadsrapport per februari 2024 enligt kommunens styrmodell. I ärendet redovisas uppföljning av ekonomiskt utfall för perioden samt prognos för helåret samt status för uppdragen. Val- och demokratinämnden redovisar ett utfall som avviker negativt mot budget och en helårsprognos som inte avviker mot budget. Val- och demokratinämndens resultat för perioden januari-februari 2024 redovisar ett underskott om 243 tkr och en helårsprognos som inte avviker mot budget.  Underskottet för perioden beror främst på att periodiseringar av utfall och budget inte är linjärt bokfört för perioden. I helårsprognosen för 2024 för Val- och demokratinämnden prognostiseras i nuläget ingen avvikelse mot budget. Val- och demokratinämnden har ett kvarvarande uppdrag från föregående år som bedöms bli klart i år 2024.

Den interna styrningen och kontrollen är en del av kommunens styrsystem och ett redskap för kommunens ledning att främja en effektiv ledning av organisationen, hantering av risker, utveckling av verksamheten och utvärdering av verksamhetens resultat - ytterst för att säkerställa att verksamhetens syfte och mål nås. 

Målet med intern kontroll är:

 • ändamålsenlig verksamhet

• kostnadseffektiv verksamhet

• tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten

• efterlevnad av tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter, riktlinjer mm 

En effektiv internkontroll innebär att egen granskning och uppföljning genomförs i samtliga dessa avseenden, med fokus på:

 - Att system och rutiner finns så att budgeterade medel och andra resurser används i överrensstämmelse med tagna beslut.

- Att säkerställa att lagar, bestämmelser, anvisningar, riktlinjer och överenskommelser följs.

- Att minimera risken för missbruk och avsiktliga eller oavsiktliga fel som leder till extrakostnader eller att kommunens tillgångar äventyras.

- Att säkerställa en rättvisande redovisning genom kontroll av riktigheten och tillförlitligheten i räkenskaperna. 

- Att skydda politiker och tjänstepersoner mot oberättigade misstankar om oegentligheter.

Efter att Sveriges kommuner och regioner granskat förslaget till ersättningsbestämmelser för förtroendevalda i Norrtälje kommun har de funnit att delar av bestämmelserna strider mot gällande rättspraxis. Utifrån det faktum har kommunstyrelsekontoret i dialog med nämndens presidium tagit fram ett förslag till ny tidplan för utredningsuppdraget. Syftet är att det ska finnas en tydligt förankrad tidplan som säkerställer att hela nämnden är involverad i förankringen av utredningsuppdraget. Förslaget till ändrade ersättningsbestämmelser ska föreligga för val- och demokratinämndens första möte 2025.

Enligt vallagen är det ett krav att de röstmottagare som ska tjänstgöra vid val har genomgått en utbildning. Vidare framgår av lagen att valmyndighetens utbildningsmaterial ska användas men man kan göra lokala anpassningar av det. Efter en genomgång av materialet har valsamordningen funnit att presentationen bör kompletteras med ett avsnitt som beskriver vad som sker efter att rösterna räknats och överlämnas vid kommunens mottagning på valnatten. Vidare har valsamordningen även identifierat att säkerhetsavsnittet i utbildningen bör utvidgas genom att kommunens säkerhetsenhet genomför en föredragning om de säkerhetsaspekter som röstmottagarna måste beakta.

Efter en avslutad rekryteringsprocess presenterar kommunstyrelsekontoret ett förslag på röstmottagare till vallokaler och förtidsröstningen. Alla röstmottagare som förordnas av val- och demokratinämnden gör det under förutsättning att vederbörande genomgått den obligatoriska grundutbildningen. I likhet med vid tidigare val kommer några förtidsröstningslokaler ha särskilt utsedda gruppledare, där valsamordnare och beredningsansvarige föreslås tilldelas delegation att utse dessa. För att säkerställa att nödvändig eventuell ändring i bemanningen kan göras under tiden innan valperioden startar föreslås valsamordnare och beredningsansvarig även tilldelas delegation att entlediga och/eller utse ytterligare röstmottagare.

På valdagen har varje valdistrikt i kommunen en unik röstlängd som visar vilka väljare som får rösta i respektive distrikt. Om en väljare anser sig felaktigt utesluten ur röstlängden eller tycker att uppgifterna på röstkortet inte stämmer kan hen begära rättelse i röstlängden hos Länsstyrelsen. Om Länsstyrelsen fattar beslut om rättelse i röstlängden men inte hinner registrera det innan röstlängden trycks, måste valnämnden göra rättelsen manuellt. För att säkerställa både effektivitet och rättssäkerhet bör varje valnämnd ta beslut om vilka tjänstepersoner och/eller förtroendevalda som ska ha delegation att göra rättelser i röstlängden utifrån Länsstyrelsens beslut.

Ordförande redogör för nämnden de delegationsbesluten som inte redovisats val- och demokratinämnden. 

Kommunstyrelsekontoret redovisar vilka e-förslag som fått minst 50 antal röster och således ska besvaras eller beslutas om. Sedan senaste redovisningen i december 2023 har 2 nya e-förslag lagts ut för röstning och 6 har avslutats. Arbetet med att fördela ut förslag och öppna upp för dialog med berörda förvaltningar fortskrider.