Möte 2023-10-09

Andreas Thunberg, VD för Norrvatten informerar om ny låneram och fördelarna med ett stort kommunalförbund.

Kommunstyrelsen har upprättat delårsrapport 2 per augusti 2023 enligt kommunens styrmodell. I ärendet redovisas uppföljning av ekonomiskt utfall för perioden, prognos för helåret samt bedömd måluppfyllelse och status för uppdragen.

Kommunstyrelsens resultat för perioden januari-augusti visar ett överskott om 37 414 tkr och en helårsprognos på ett prognostiserat överskott om 13 930 tkr. Prognosen per augusti är en förbättring om 9,4 mnkr jämfört med prognosen per juli, som redovisade ett överskott om 4,5 mnkr i avvikelse mot budget.

Av de totalt 39 beslutade uppdragen inom kommunstyrelsen är fyra uppdrag klara och 33 uppdrag påbörjade. Tre uppdrag bedöms genomföras senare än planerat, men under året. Fem uppdrag kommer inte kunna genomföras under året.

Kommunstyrelsen arbetar även med 13 nämndinitiativ varav 4 är klara. Samtliga kommer genomföras under 2023. Ett initiativ kommer dock genomföras senare än planerat, men under året.

Den interna styrningen och kontrollen är en del av kommunens styrsystem och ett redskap för kommunens ledning. Syftet är att främja en effektiv ledning av organisationen, hantera risker, skapa underlag för utveckling av verksamheten, utvärdera verksamhetens resultat och säkra långsiktig måluppfyllelse. Verksamheterna fortsätter att implementera arbetssättet med internkontroll och nyttjar internkontrollens potential som ett kvalitetshöjande verktyg.

Analysen visar att det finns fortsatt behov av att säkerställa redan framtagna rutiner, policys och styrdokument samt att systematiska uppföljningar utförs och att resultaten kommuniceras och förankras i verksamheterna för att uppnå och säkerställa löpande förbättringar. Arbetet inkluderar uppföljning i den dagliga verksamheten, dokumentera avvikelser och uppföljning av dokumenterade vidtagna åtgärder. Inom delar av kommunstyrelsens verksamheter identifieras ett fortsatt stort behov av en proaktiv kommunikation och utbildning för att stötta övriga verksamheter att agera på ett korrekt sätt.

Rapportering för delår 2 till kommunstyrelsen innefattar tre rapporterande kontor; kommunstyrelsekontoret, samhällsbyggnadskontoret (mark- och exploateringsavdelningen och planavdelningen) och tekniska kontoret som presenteras i respektive bilaga.

Kommunstyrelsekontoret har upprättat delårsrapport per augusti 2023. Underlag har hämtats från nämnder, Kommunalförbundet sjukvård och omsorg i Norrtälje, Norrtälje kommunhus AB med dotterbolag och TioHundra AB. I delårsrapporten redovisas utfall per augusti samt helårsprognos, uppföljning av mål och uppdrag samt uppföljning av god ekonomisk hushållning.

Norrtälje kommunkoncerns resultat per augusti uppgår till 261,4 mnkr och prognosen för 2023 uppgår till 150,1 mnkr vilket är 44,2 mnkr bättre än budget.

Kommunfullmäktiges 7 målområden bedöms utifrån analys av indikatorer, genomförande av uppdrag och uppfyllelse av inriktningsmålen. Det som talar för en god ekonomisk hushållning är den goda ekonomin i såväl kommun som koncern och att de flesta målområdena har ett gott utfall
Sammantaget bedöms Norrtälje kommun ha goda möjligheter att nå en god ekonomisk hushållning under 2023.

Den interna styrningen och kontrollen är en del av kommunens styrsystem och ett redskap för kommunens ledning. Syftet är att främja en effektiv ledning av organisationen, hantera risker, skapa underlag för utveckling av verksamheten, utvärdera av verksamhetens resultat och säkra långsiktig måluppfyllelse.

Verksamheterna fortsätter att implementera arbetssättet med internkontroll och nyttjar intern-kontrollens potential som ett kvalitetshöjande verktyg.

Analysen visar att det finns fortsatt behov av att säkerställa redan framtagna rutiner, policys och styrdokument samt systematiska uppföljningar utförs och att resultaten kommuniceras och förankras i verksamheterna för att uppnå löpande förbättringar. Arbetet inkluderar uppföljning i den dagliga verksamheten, dokumentera avvikelser och att följa upp dokumenterade vidtagna åtgärder. Inom delar av kommunstyrelsens verksamheter identifieras ett fortsatt stort behov av en proaktiv kommunikation och utbildning för att stötta övriga verksamheter att agera på ett korrekt sätt.

Kommunfullmäktige ska årligen fatta beslut om utbetalning av kommunalt partistöd och partierna som är berättigade till det ska årligen lämna in en redovisning över hur stödet använts. Samtliga partier i fullmäktige har inkommit med redovisning och granskningsrapport avseende partistöd enligt gällande regelverk. Beräkningen av partistöd är densamma som föregående år men stödet till respektive parti har förändrats utifrån valresultatet.

Kommunstyrelsen beslutade den 30 november 2015 (dnr 2015-001470330) att anslå 3 550 tkr i investeringsanslag för om-/nybyggnad av parkanläggningar i Societetsparken avseende trygghets- och upplevelsebelysning. Slutkostnaden för projektet uppgick till 1 678 tkr och redovisar en positiv avvikelse på 1 872 tkr jämfört med budget. Anledningen är att stora delar av projektet inte har kunnat genomföras på grund av den skredrisk i del av parken som upptäcktes under projektets gång, samt att resultatet av geotekniska utredningar visade på behov av mer omfattande utredningar. Godkännande av slutredovisning av investeringsprojektet för Societetsparken trygghets- och upplevelsebelysning.

Kommunstyrelsen beslutade den 16 september 2019 (dnr KS 2019-720) att anslå 6 150 tkr i investeringsanslag för utbyte av brofog, dagvattenutlopp och broisolering samt för trygghetshöjande åtgärder så som belysning och gestaltning av området runt busstation inklusive mindre beläggningsarbeten. Slutkostnaden för projektet uppgick till 5 766 tkr och redovisar en positiv avvikelse på 384 tkr jämfört med budget. Godkännande av slutredovisning av investeringsprojektet för broreparation Hallstabrons östra sida samt trygghetshöjande åtgärder runt busstation med belysning och gestaltning.

Kommunstyrelsen beslutade den 12 april 2021 §58 att anslå 5,5 mnkr i investeringsanslag till Skarsjö aktivitetspark i Rimbo. Slutkostnaden för projektet uppgick till 4 575 tkr och redovisar en positiv avvikelse om 925 tkr gentemot anslaget. Investeringen färdigställdes under Q2 2022.

Godkännande av slutredovisningen för investeringsprojektet för Skarsjö aktivitetspark i Rimbo.

Kommunstyrelsen beslutade den 29 januari 2018 §13 att anslå 3 000 tkr i investeringsanslag för:  a) upprättande av alternativa förslag till förstärkningsåtgärder för den kritiska delen av befintlig kajkonstruktion i Societetsparken b) upprättande av kostnadsbedömning och konsekvensanalys av de alternativa förslagen i Norrtälje. Slutkostnaden för projektet uppgick till 2 276 tkr och redovisar en positiv avvikelse om 724 tkr gentemot anslaget. Investeringen färdigställdes under Q4 2020.

Godkännande av slutredovisningen av investeringsprojektet för upprättandet av alternativa förslag samt konsekvensanalys av dessa gällande Societetsparken i Norrtälje.

Norrtälje kommunhus AB har behandlat ärendet den 27 september 2023.

Styrelsen för Norrtälje Vatten och Avfall AB har behandlat ärendet den 19 september 2023.

Norrtälje Vatten och Avfall AB föreslår kommunfullmäktige att utöka verksamhetsområdet för allmänna vattentjänster. Ärendet berör en fastighet, Dungen 1.

Fastigheten bedöms ha behov av allmänna vattentjänster i ett större sammanhang enligt § 6 lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster (LAV). Utvidgningen är nödvändig för att rättigheter och skyldigheter enligt LAV, kommunens VA-taxa och allmänna bestämmelser för användandet av Norrtälje kommuns allmänna vatten- och avloppsanläggning (ABVA) ska gälla för berörd fastighet.

Norrtälje kommunhus AB har behandlat ärendet den 27 september 2023.

Styrelsen för Norrtälje Vatten och Avfall AB har behandlat ärendet den 19 september 2023.

Norrtälje Vatten och Avfall AB föreslår kommunfullmäktige att utöka verksamhetsområdet för allmänna vattentjänster. Ärendet berör sammanlagt 7 fastigheter.

Samtliga fastigheter bedöms ha behov av allmänna vattentjänster i ett större sammanhang enligt § 6 lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster (LAV). Utvidgningen är nödvändig för att rättigheter och skyldigheter enligt LAV, kommunens VA-taxa och allmänna bestämmelser för användandet av Norrtälje kommuns allmänna vatten- och avloppsanläggning (ABVA) ska gälla för de berörda fastigheterna.

De förtroendevalda revisorerna i Norrtälje kommun har givit PwC i uppdrag att inom ramen för den årliga obligatoriska revisionen granska den interna kontrollen i ett urval redovisningsrutiner. Syftet med granskningen har varit att bedöma om den interna kontrollen i ett urval av dessa rutiner är tillräcklig. Granskningens resultat och bedömning av respektive granskad rutin och den uppföljning som gjorts redovisas PwC:s rapport. Revisorerna önskar att skriftligt få ta del av vilka åtgärder kommunstyrelsen avser att vidta med anledning av granskningsresultatet. Revisionsrapporten har överlämnats till kommunstyrelsen för yttrande. 

År 2019 genomfördes en granskning av löpande intern kontroll i redovisningsrutiner och ekonomiadministrativa processer. Mot bakgrund av granskningens resultat och att det gått en tid sedan genomförd granskning så har revisorerna utifrån sin riskanalys valt att granska dessa processer igen, samt följa upp vidtagna åtgärder utifrån de rekommendationer som lämnades i tidigare granskning. Efter genomförd granskning gör revisionen den sammanfattande bedömningen att den interna kontrollen i utvalda löpande redovisningsrutiner och ekonomiadministrativa processer inte är helt tillräcklig. Flertalet av de brister som noterades i granskningen från 2019 kvarstår. De noterade bristerna i den interna kontrollen bedöms dock inte vara av sådan karaktär att det föreligger risk för väsentliga fel i de finansiella rapporterna. Bedömningen baseras dels på att det finns brister avseende efterlevnad och följsamhet till kommunens egna riktlinjer och rutiner, och att det saknas beslutade styrdokument i stor utsträckning.

Kommunstyrelsekontoret noterar att ett flertal av de brister som revisorerna konstaterade i rapporten hösten 2022 har åtgärdats men att ytterligare åtgärder bör ske under 2024 i samband med införandet av nytt ekonomisystem och därmed översyn av arbetssätt. Kommunstyrelsekontoret föreslår i yttrande att kommunstyrelsen i kommande verksamhetsplan för 2024 lägger in ett initiativ med innebörden att kommunstyrelsekontoret under 2024 ska redovisa till kommunstyrelsen hur arbetet med revisorernas rekommendationer genomförts.

De förtroendevalda revisorerna i Norrtälje kommun respektive lekmannarevisorerna i moderbolaget har genomfört en gemensam granskning inom området ägarstyrning. PwC har på revisorernas uppdrag genomfört granskningen. Syftet med granskningen är att pröva och bedöma om styrningen över kommunala bolag sker på ett ändamålsenligt sätt och med tillräcklig intern kontroll.

Utifrån genomförd granskning är revisorernas sammanfattande bedömning att styrningen över kommunala aktiebolag inte helt sker på ett ändamålsenligt sätt. Den interna kontrollen inom granskade områden bedöms inte helt vara tillräcklig. Revisorerna rekommenderar kommunstyrelsen att det sker en översyn av bolagsordningar och ägardirektiv, att kommunstyrelsen prövar behovet att upprätta en bolagspolicy samt att kommunstyrelsen i sin ägarroll utvecklar sin styrning inför årsstämmor i moder- och dotterbolag. Kommunstyrelsekontoret föreslår i förslag till yttrande att kommunstyrelsen i kommande ordinarie process för dialog och översyn av ägardirektiv och inför årsstämmor under våren 2024 beaktar revisorernas rekommendationer. 

På uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer har PwC genomfört en granskning inom området bygg- och anläggningsprojekt. Granskningen har skett i två etapper, varav del 1, i april 2022, har inriktats mot ”Följsamhet till regelverk för upphandling” samt ”Avtalshantering: ansvar, roller och rutiner” och del 2, i december 2022, har inriktats mot ”Beslutsorganisation för upphandling, ”Rapportering av måluppfyllelse” samt ”Intern kontroll i byggprojekt (byggarbetsplats)”. Revisionens iakttagelser och bedömning är att korrekt regelverk för upphandling har tillämpats inom granskade projekt. Ansvar och roller för att säkerställa avtalsefterlevnad inte är tydlig inom verksamhetsorganisationen. Rutiner för avtalshantering inte är tillförlitlig. Genomförd stickprovskontroll visar att upphandlingsbeslut i de projekt som omfattats av stickprovskontroll inte anmälts till kommunstyrelsen enligt gällande instruktion. Rapportering och redovisning av byggprojektens måluppfyllelse inte sker i tillräcklig omfattning. Till följd av att kommunrevisionen ej givits möjlighet att granska den elektroniska personalliggaren på en specifik byggarbetsplats, saknas därmed tillräckliga underlag för att pröva om den interna kontrollen i projektet/byggarbetsplatsen är tillräcklig.

Revisionen lämnar ett antal rekommendationer på utvecklingsområden.

Kommunstyrelsekontoret noterar att ett flertal av de brister som revisorerna konstaterade i rapporten våren och hösten 2022 har åtgärdats men att ytterligare åtgärder behöver ske under 2023-2024. Under 2023 har upphandlingsenheten förstärkts genom rekrytering och tillsättning av permanent upphandlingschef. Utvecklingsarbete har omgående påbörjats i linje med revisorernas rekommendationer. 

En granskning genomförd på uppdrag av kommunrevisionen bedömer att kommunstyrelsen inte helt bedriver en tillräcklig styrning och kontroll för att säkerställa ändamålsenlig lokalförsörjning. Bland annat pekar revisionen på brister i kommunens operativa arbete, avsaknad av styrgrupp och i kopplingen till kommunens budget- och investeringsprocess. Kommunstyrelsekontoret ställer sig bakom bedömningen och de rekommendationer som har lämnats, och föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott och kommunstyrelsen besluta i linje med detta.  

Roslagens oberoende Parti (ROOP) har lämnat in en motion med yrkande om att bland annat ta fram en ny detaljplan för Grisslehamn, med hänvisning till den ansträngda trafiksituationen. Sedan motionen lämnades in 2018 har en rad åtgärder initierats. Dessa åtgärder syftar till att förbättra situationen i Grisslehamn samt ge förslag på hur Grisslehamn kan utvecklas i framtiden. De initierade åtgärderna bedöms motsvara yrkandena i motionen.

Med hänvisning till ovanstående anses motionen vara besvarad.

Motionen lämnades in på kommunfullmäktige den 19 februari 2019 och föreslår åtgärder gällande tillhandhållande av olika typer av bostäder i Norrtälje kommun. Motionen har beretts på kommunstyrelsekontoret i samberedning mellan förvaltningarna på kommunen. Kommunstyrelsekontorets samlade bedömning är att motionen i sin helhet bör anses vara besvarad med hänvisning till att föreslagna åtgärder antingen helt har genomförts eller att det pågår utredningar kopplade till de föreslagna åtgärderna. 

Sammanfattningsvis föreslår Miljöpartiet i Norrtälje kommun att en utredning genomförs för att identifiera vilka invånartjänster som kan lämpa sig för mobilt utförande. Kommunen står inför utmaningar med en stor landsbygdsbefolkning, avstånd till service och infrastruktur samt begränsad tillgång till kommunikation på öar utan fast broförbindelse. Genom att erbjuda mobila tjänster på platser som är mer tillgängliga för invånarna kan man säkra och förbättra tillgängligheten till service, öka dialogen med invånarna och möta behoven i olika områden. Mål- och budget 2024–2026 har uppdrag om att utveckla kommunal servicen på landsbygden och skärgården, vilket föreslås ses som ett första steg för att utreda utveckling av öka mobilitet för ökad service. Ett andra steg föreslås vara att utreda möjligheterna till samverkan med det lokala näringslivet genom att diskutera frågan i kommunens landsbygdsråd och skärgårdsråd. Förutom landsbygds- och skärgårdsrådet bör kommunala pensionärsrådet (KPR) och rådet för funktionshinder (RFF) vara involverade i frågan då det är för många svårt att ta sig till olika vårdinstanser, som till exempel, sjuksköterska, diabetesvård, såromläggning och sjukgymnast och annan rådgivning.

Med hänvisning till ovanstående anses motionen besvarad.

Sammanfattningsvis handlar ärendet om en motion som föreslår inrättandet av servicepunkter i Norrtälje kommun i samverkan med det lokala näringslivet för att förbättra servicen till invånarna, särskilt på landsbygden. Förvaltningen har analyserat konsekvenserna och slutsatserna för att implementera detta strategiska steg. . Mål- och budget 2024–2026 har uppdrag om att utveckla kommunal servicen på landsbygden och skärgården, vilket föreslås ses som ett första steg för att utreda utveckling av invånarservice på landsbygd. Ett andra steg föreslås vara att utreda möjligheterna till samverkan med det lokala näringslivet genom att diskutera frågan i kommunens landsbygdsråd och skärgårdsråd.

Vänsterpartiets ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige lämnade i april 2019 in en motion om att Norrtälje kommun ska utreda frågan om att utplacera anslagstavlor vid ett antal platser i kommunen. Från förvaltningens sida är bedömningen att motionen bör avslås då det redan idag finns ett flertal anslagstavlor utplacerade och att kultur- och fritidskontoret nyligen utplacerat anslagstavlor i såväl Norrtälje som Rimbo.

Vänsterpartiets ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige lämnade i april 2021 in en motion om mer lättlästa kommunala handlingar och längre inläsningstider. Kommunstyrelsekontoret har nu tagit fram ett förslag till svar på motionen. Kontoret framhåller i sitt svar att längre inläsningstider skulle innebära kortare tid att kvalitetssäkra underlagen och en förlängd beslutsprocess vilket skulle innebära att underlagen kan komma att ha en lägre kvalité. Beträffande språket i underlagen arbetar kontoret redan idag men rad aktiviteter i syfte att säkerställa ett enkelt språk som ett led i kontorets pågående förbättringsarbete. Kommunstyrelsekontorets bedömning är därför att motionen bör avslås.

Per Naeslund har ansökt om att bli förlängt förordnad som vigselförrättare. Länsstyrelsen i Stockholm utser borgerliga vigselförrättare utifrån det behov som finns i länet efter nominering av kommuner. Då Per Naeslund har varit vigselförrättare i Norrtälje kommun sedan 2017 och genomfört ca 280 vigslar ser kommunen positivt på att Pers förordnande som vigselförrättare förlängs.