Möte 2023-03-22

• Anette Madsen, kommundirektör, informerar om ny socialtjänstlag som träder i kraft 1 januari 2024, det behöver utredas om den nya lagen har någon påverkan på den befintliga organisationen. 
• Rekrytering av ny förbundsdirektör pågår. 

Den interna styrningen och kontrollen är en del av kommunens styrsystem och ett redskap för

kommunens ledning. Syftet är att främja en effektiv ledning av organisationen, hantera risker, skapa underlag för utveckling av verksamheten, utvärdera verksamhetens resultat och säkra långsiktig måluppfyllelse. Verksamheterna fortsätter att implementera arbetssättet med internkontroll och nyttjar internkontrollens potential som ett kvalitetshöjande verktyg.

Analysen visar att det finns fortsatt behov av att säkerställa redan framtagna rutiner, policys och styrdokument samt att systematiska uppföljningar utförs och att resultaten kommuniceras och förankras i verksamheterna för att uppnå och säkerställa löpande förbättringar. Arbetet inkluderar uppföljning i den dagliga verksamheten, dokumentera avvikelser och uppföljning av dokumenterade vidtagna åtgärder. Inom delar av kommunstyrelsens verksamheter identifieras ett fortsatt stort behov av en proaktiv kommunikation och utbildning för att stötta övriga verksamheter att agera på ett korrekt sätt.

Kommunstyrelsen redovisar en positiv budgetavvikelse om 37,8 mnkr. Alla tre kontoren inom kommunstyrelsen visar en positiv budgetavvikelse 2022. Det positiva resultatet grundar sig på lägre personalkostnader, ett minskat nyttjande av konsulter, minskade inköp av IT-utrustning samt ett framflyttande av investeringar och därmed lägre kapitalkostnader.

Kommunstyrelsens måluppfyllelse är sammantaget relativt god med 14 av 20 inriktningsmål som bedöms uppfyllda under 2022. Kommunstyrelsens tre kontor arbetade under 2022 med 59 uppdrag varav 40 uppdrag har genomförts, 16 uppdrag kommer slutföras under 2023 och 3 uppdrag har strukits. Se respektive kontor för en mer detaljerad målbedömning.

Den interna styrningen och kontrollen är en del av kommunens styrsystem och ett redskap för

kommunens ledning. Syftet är att främja en effektiv ledning av organisationen, hantera risker, skapa underlag för utveckling av verksamheten, utvärdera av verksamhetens resultat och säkra långsiktig måluppfyllelse. Verksamheterna fortsätter att implementera arbetssättet med internkontroll och nyttjar internkontrollens potential som ett kvalitetshöjande verktyg.

Analysen visar att det finns fortsatt behov av att säkerställa redan framtagna rutiner, policys och styrdokument samt att systematiska uppföljningar utförs och att resultaten kommuniceras och förankras i verksamheterna för att uppnå löpande förbättringar. Arbetet inkluderar uppföljning i den dagliga verksamheten, dokumentera avvikelser och uppföljning av vidtagna åtgärder. Inom delar av kommunstyrelsens verksamheter identifieras ett fortsatt stort behov av en proaktiv kommunikation och utbildning för att stötta övriga verksamheter att agera på ett korrekt sätt.

I bifogat rapportunderlag rapporteras endast avvikelser, kontroller som genomförts utan avvikelser i enlighet med beslutade internkontrollplaner rapporteras inte.

Sammantaget bedöms Norrtälje kommun utifrån uppställda aspekter ha uppnått en god ekonomisk hushållning under 2022.

God ekonomisk hushållning bedöms utifrån tre aspekter:

1-En sammanvägd bedömning av inriktningsmål 1 en ekonomi i balans.

2-En sammanvägd bedömning av inriktningsmål 2 en effektiv verksamhet.

3-En sammanvägd bedömning av målområde 3-7 med avseende på genomförda uppdrag och uppnådda inriktningsmål.

Aspekterna har bedömts på följande sätt:

·         Aspekt 1 bedöms vara uppfyllt

·         Aspekt 2 bedöms ej vara uppfylld.

·         Aspekt 3 bedöms delvis vara uppfylld.

Dessa tre aspekter ska vägas samman när god ekonomisk hushållning ska bedömas.

·         Det som talar starkt för en god ekonomisk hushållning är den goda ekonomin i såväl kommun som koncern och att tre av övriga sex målområden har ett relativt gott utfall.

·         Det som drar ner bedömningen är att tre målområden inte kan bedömas som uppfyllda samt att aspekten/inriktningsmålet om effektiv verksamhet inte anses uppfyllt.

·         Bedömningen är utifrån detta att utvecklingen fortsätter i positiv riktning inom många områden mot ambitionsnivå 2030, men att ytterligare insatser behövs 2023–2025 för att Norrtälje kommun ska uppfylla samtidiga delar av denna ambition. I och med att detta identifierats kan även åtgärder planeras in i kommande års Mål och budget.

Sammantaget bedöms Norrtälje kommun utifrån ovan uppställda aspekter därmed ha uppnått en god ekonomisk hushållning under 2022.

Kommunstyrelsen har upprättat månadsrapport per februari 2023 enligt kommunens styrmodell. I ärendet redovisas uppföljning av ekonomiskt utfall för perioden samt prognos för helåret samt status för uppdrag och initiativ.

Kommunstyrelsens resultat för perioden januari-februari visar ett överskott om 10 355 tkr och en helårsprognos på ett prognostiserat underskott om -7 218 tkr.

I rapporten redovisas status och prognos för de uppdrag och initiativ som Kommunstyrelsen beslutat verksamhetsplanen för 2023. Av de 39 beslutade uppdragen inom kommunstyrelsen är 38 påbörjade och samtliga utom ett förväntas genomföras under året. Det uppdrag som avviker från plan är ”Digitalisera mex-arkivet”. Uppdraget kvarstår från 2021 och är påbörjat men flyttas fram till 2024 på grund av avsaknad av resurser samt att andra uppdrag har prioriterats.

Kommunstyrelsen arbetar även med 13 nämndinitiativ som bedöms genomföras enligt plan.

Utfallet per februari för kommunen är 78,1 mnkr vilket motsvarar en avvikelse mot budget med +81,2 mnkr. Avvikelsen består av överskott på nämnderna med 56,2 mnkr, där 33,6 mnkr består av rekvirerade bidrag till KSON som ännu inte flyttats till kommunalförbundet. Även centrala verksamhetskostnader avviker positivt med 9,3 mnkr samt KS centrala anslag med 15,9 mnkr.

Prognostiserat resultat uppgår till 99,6 mnkr vilket är 26,1 mnkr bättre än budget. Avvikelsen består av en förbättrad skatteprognos samt lägre avskrivningskostnader.

Sammantaget för bolagen Norrtälje Kommunhuskoncern uppgår resultatet för perioden till 7,1 mnkr vilket är 1,1 under budget. Prognostiserat resultat för helåret är 18,0 mnkr vilket är 0,1 mnkr bättre än budget.

Kommunalförbundet Sjukvård och omsorg i Norrtälje rapporterar ett underskott per februari med 3,5 mnkr. Tiohundra AB redovisar ett underskott per februari med -62,4 mnkr. Då ingår en uppbokning av ökade kostnader i pensionssystemet med 76 mnkr. Rensat från dessa pensionskostnader redovisar bolaget en ekonomi i balans per februari. Ingen prognos per februari är gjord.

Prognostiserade avvikelser i jämförelse med helårsbudget 2023 Norrtälje kommun:

·       Nämnder -0,9 mnkr

·       Skatter och bidrag +29,1 mnkr

·       Avskrivningar +4,6 mnkr

·       Interna intäkter och kapitalkostnader (ränta och avskrivningar) -7,1 mnkr.

·       Diverse +0,4 mnkr

Teknik- och klimatnämnden återrapporterar internkontrollen för verksamhetsåret 2022 i enlighet med gällande internkontrollreglemente och internkontrollplan som är beslutade i teknik- och klimatnämnden. Vid årets slut framkom mindre avvikelser i arbetet med internkontrollen. Brister i systemstöd och på personella resurser har bidragit till att arbetet med internkontrollen inte kunnat fullföljas i sin helhet. Verksamheterna kommer fortsätta att utveckla och implementera arbetssättet med internkontroll och nyttjar internkontrollens potential som ett kvalitetshöjande verktyg.

Enligt kommunens reglemente för planering, styrning och uppföljning av verksamhet och ekonomi ska nämnder/styrelser upprätta en verksamhetsberättelse för 2022. I verksamhetsberättelsen sker uppföljning av teknik- och klimatnämndens verksamhet och ansvarsområde, mål kopplat till verksamheten, uppdrag från kommunfullmäktige och nämnd, budget per verksamhetsområde samt indikatorer.

Teknik och klimatnämnden bedöms uppfylla 10 av 14 inriktningsmål samt bedöms ha utfört 11 av 25 uppdrag.

Teknik- och klimatnämnden redovisar en positiv avvikelse mot årsbudget om 8 341tkr, främst hänförbar till regleringen av ej utnyttjade anläggningsbidrag till gång- och cykelvägar, samt kapitalkostnader som blev lägre på grund av förseningar med aktivering av investeringar.

Under några år har slutredovisning av avslutade projekt inte genomförts, men arbetet med att genomföra det har under året kommit igång och många kommer att slutredovisas under kommande år. Ett flertal av projekten inom gatu- och parkavdelningen har varit en del av exploateringsområden som inte byggts ut klart och då områden inte är fullt utbyggt så slutförs inte projekten och därmed saknas anslutande arbeten samt att några projekt är beroende av NVAA. Enligt styrmodellen ska projekt äldre än 3 år slutredovisas, vilket kommer ske under 2023.

Vid slutredovisningen kommer en fördjupad redovisning samt förklaringar till eventuella budgetavvikelser.

Enligt rutin kommer stora befarade avvikelser i pågående projekt att lyftas för beslut om hantering.

Revisionen har 2023-02-24 inkommit med ett budgetäskande till kommunfullmäktige för 2023. Inför budgetår 2023 har olika händelser inträffat som inte tagits hänsyn till i revisonens budgetram om
2 065 000 kronor för revisionsår 2023. Dessa förändringar innebär ökade ej budgeterade kostnader om 334 000 kronor, som Revisionen äskar tilläggsbudget för.

Kommunstyrelsekontoret har handlagt ärendet och föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige medge Revisionen utökad budgetram om 250 000 kr som finansieras genom motsvarande sänkning av budgetram för KS oförutsett, vilket innebär oförändrat budgeterat resultat 2023.

Kommunstyrelsen anslår totalt 20 200 tkr för investering 2023 i ett nytt höjdfordon, ett släck- & räddningsfordon med initial placering på Rimbo brandstation, fyra personfordon för tillsynsverksamhet och transporter, en pumpvagn och räddningsmateriel. Utgående fordon avyttras, alternativt doneras, efter beslut i Kommunstyrelsen. Det sammanlagda värdet uppskattas till sammanlagt ca 200 tkr. 2 Investeringarna följer Räddningstjänstens långsiktiga investeringsplan, baserad på utbytesbehov, teknikuppgradering och anpassning till riskbild samt nya taktiker och metoder. Finansiering av investering i släck- och räddningsfordon, fyra personfordon, en pumpvagn och räddningsmateriel sker med kommunstyrelsens planerade investeringsram för 2024. Kostnader för personfordon bedöms ha ökat med 600 tkr jämfört med vad som angetts tidigare. Finansiering av höjdfordon sker enligt kommunstyrelsens planerade investeringsram för 2025. Räddningstjänsten bedömer att investeringarna kan kräva en framtida justering av budgetram om 585 tkr från och med 2025 avseende drift- och kapitalkostnader för höjdfordonet. Kapitalkostnader för övriga investeringar i ärendet hanteras inom kommunstyrelsens befintliga och planerade budgetram.

Kultur- och fritidsnämnden har tre kategorier av investeringar för att fortsatt erbjuda god service och kvalitet till invånarna inom sitt verksamhetsområde:

1 Planerade investeringar som finns i kommunens övergripande investeringsplan

2 Mindre investeringar enligt kultur- och fritidsnämndens investeringsplanering

3 Inventarier

Under 2023 uppgår det totala investeringsanslaget i Mål och budget 2023–2025 till 13 000 000 kr. Detta investeringsärende ianspråktar 8 650 000 kronor. Av dessa är 7 400 000 kronor reinvesteringar i befintliga anläggningar där tillkommande kapital- och driftskostnader om 856 000 kronor finansieras inom befintlig ram. Återstående investeringar på 1 250 000 kr är ny kapacitet där ramjustering krävs med 144 000 kronor från och med 2024.

Under 2021 beslutades av kommunstyrelsen att kommunen ska investera i ett nytt beslut- och ledningsstödsystem med ett tillhörande investeringsanslag om 3,2 mnkr, att kapital- och driftskostnader inarbetas i mål och budget 2022–2024 samt att tillfälligt utökade driftkostnader beviljades för 2021. Projektet som helhet har hållit sin budget trots att tiden för införandet försköts med ökade konsultkostnader som följdeffekt. Effektmålen kan inte utvärderas slutligt förrän efter utvärdering efter en längre tids användning och ytterligare anpassningar till kommunens processer. Projektet har resulterat i ett redskap som har en potential till betydligt effektivare processer men fortsatt utvecklingsarbete behöver ske.

Norrtälje vatten- och avfall (NVAA) har den 22 november 2022 beslutat att föreslå kommunfullmäktige att godkänna slutredovisning av investeringsprojekt avseende VA-utbyggnad till Marö och Gräskö projekt 12025. I programmet för utveckling av kommunalt vatten och avlopp 2010–2030 som antogs av kommunfullmäktige den 26 september 2011 ingick öarna Gräskö och Marö för anslutning till det kommunala VA-nätet. Kommunfullmäktige beviljade anslag på 34 miljoner för att möjliggöra en utbyggnad av VA-nätet (diarienummer KS12-1220 344). Anslutning av öarna skulle ske under 2014. I samband med att örarna anslöts fick även Sjöfartsverket, campingen vid Kapellskär samt ytterligare tre fastigheter kommunalt VA.

Norrtälje vatten- och avfall (NVAA) har den 14 december 2022 beslutat att föreslå kommunstyrelsen att godkänna slutredovisningen av investeringsprojekt 19050 samt att utredningen för byggande av sjö ledning sjöledning från Pumpstation 2 Kvisthamra (ytterligare en sjöledning) inte påbörjas inom ramen för investeringsprojekt 19050. 2019 beslutades att anslå 4000 tkr för utredning av dels ny sjöledning från Björnö till Lindholmens avloppsreningsverk (ARV), dels ytterligare sjöledning mellan Pumpstation 2 Kvisthamra och Lindholmens ARV. Av dessa medel är 2 608 tkr förbrukade och utredningen avseende sjöledning från Björnö till Lindholmen är avslutad med en förprojektering samt underlag för anmälan respektive ansökan för vattenverksamhet och strandskyddsdispens som resultat. Utredningen för sjöledning mellan Pumpstation 2 och Lindholmen ARV har inte påbörjats till följd av att behovet av denna utredning inte är konstaterat. Utredningen kan startas senare med ett nytt investeringsbeslut när och om behovet uppkommer av en sådan ledning. Därmed kan investeringsprojekt 19050 avslutas och det är 1391 tkr kvar från beviljade medel.

Fastigheten Singö-Tranvik 4:13 ägs av Norrtälje kommun men arrenderas för närvarande av två privatpersoner som bedriver campingverksamhet på fastigheten samt på den egna fastigheten Singö-Tranvik 4:12.

Anders och Maria Fransson har genom försäljning överlåtit fastigheten Singö-Tranvik 4:12 och arrendet på Singö-Tranvik 4:13 till Grisslehamns Marina & Camping AB. Grisslehamns Marina & Camping AB planerar att modernisera och utveckla campingplatsen vilket skulle öka attraktionsvärdet och öka antalet turister i den norra delen av kommunen.

Kommunallagens delegationsbestämmelser ger kommunstyrelsen möjlighet att ge organ och befattningshavare formell grund för att fatta beslut å kommunstyrelsens vägnar. Delegeringen av beslutanderätt syftar till att nämndens arbete ska kunna skötas på ett ändamålsenligt sätt genom att skapa kortare beslutsvägar, effektivare hantering och förutsättningar för de politiska organen att kunna fokusera på politiska och ideologiska frågor. Till följd av att teknik- och klimatnämnden avvecklats och nämndens ansvar har överförts till kommunstyrelsen har styrelsens delegationer setts över. I samband med denna översyn har även övriga delegationer granskats och förslaget innebär bland annat att delegationer inom arbetsgivarområdet och mark- och exploatering justeras.

I enlighet med mål- och budget 2021 inrättades ett investeringsstöd till lokala byanät och bredbandsföreningar inrättas i Norrtälje kommun år 2021. Därmed framtogs riktlinjer och hantering av medel. Från 2021 till och med 2023 har 600 000 kronor avsatts för investeringsstöd till lokala byanät och bredbandsföreningar, något som nu utökas till 602 000 kronor.

Detta förslag till beslut avser en revidering av tidigare riktlinjer för hantering av medel avseende bredbandsstöd. I samband med beslutet fördelning av bredbandsstöd 2022 uppdagades behov av revidering av riktlinjerna, revidering framgår av gulmarkering i 2.

Norrtälje kommun har blivit remitterade från Justitiedepartementet Trygghetsberedningens delbetänkande Vägar till ett tryggare samhälle, kraftsamling för barn och unga. Delbetänkandet handlar om områdena barn och ungas involvering i gängkriminalitet och våld i barns och ungas nära relationer med förslag till åtgärder för att minska dessa typer av brott. Remisser gör ett antal bedömningar och fem konkreta förslag. Många av frågorna rör den kommunala verksamheten men det är endast ett förslag som rör kommunen direkt nämligen att Regeringen ska låta utreda ett förslag om lokala överenskommelser för brottsförebyggande arbete med där till hörande statsbidrag. Sammantaget ställer sig Norrtälje kommun positiv till förslagen men framhåller att fler konkreta åtgärder måste vidtas.

Åsa Wennerfors har ansökt om att bli förordnad vigselförrättare. Länsstyrelsen i Stockholm utser borgerliga vigselförrättare utifrån det behov som finns i länet efter nominering av kommuner. Då det idag endast finns fyra vigselförrättare i Norrtälje kommun och enbart män ser kommunen positivt på att Åsa Wennerfors förordnas som vigselförrättare.

Anders Fransson (ROOP) och Magnus Jegréus (ROOP) har i två separata motioner till kommunfullmäktige föreslagit att kommunen bör avsätta resurser i budgeten för att återuppbygga vänthallen vid Hallstaviks busstation, samt eventuellt inkludera en näringsverksamhet i lokalen och installation av övervakningskameror. Kommunfullmäktige har överlämnat motionen för beredning till kommunstyrelsekontoret. Med hänvisning till verksamhetsplanen 2023 för kommunstyrelsen samt Norrtäljavtalet punkt 11: Hallstavik ska få en permanent lösning för vänthall, anser kommunstyrelsekontoret motionen vara besvarad.

Yvonne Svensson (ROOP) och Björn Rudolfsson (ROOP) har den 16 juni 2021 inkommit med en motion till fullmäktige där de yrkar att det som bestämts enligt 2 kap. 36§ i skollagen (2010:800:) även skall följas i Norrtälje kommun. Ett fysiskt skolbibliotek på varje skola i kommunen. Motionen behandlades vid barn- och skolnämndens sammanträde den 4 april 2022, nämnden beslutade att anse motionen besvarad i och med beredningen och framtagande av det som uppdragits barn och utbildningskontoret i Verksamhetsplanen 2022–2024 ”Framtagande av kultur- och biblioteksplan” samt i väntan på implementering av lagstiftning utifrån Utbildningsdepartementets utredning ”Skolbibliotek för bildning och utbildning”.

Kommunstyrelsekontoret konstaterar att sedan barn- och skolnämndens yttrande lämnades in har barn- och skolnämnden antagit en skolbiblioteksplan för Norrtälje kommuns grundskola och grundsärskola. Skolbiblioteken i Norrtälje kommun ska säkerställa elevernas tillgång till såväl tryckt som digital litteratur och medier samt erbjuda litteratur på olika nivåer och i olika format anpassat till den enskildes behov. Utöver en skolbiblioteksplan tilldelas barn och skolnämnden ytterligare medel om 1 000 tkr för en utökad satsning på läromedel och skönlitteratur till kommunens skolor. I och med antagandet av skolbiblioteksplan och utökade satsningar på läromedel och skönlitteratur anser kommunstyrelsekontoret motionen vara besvarad.

En motion lämnades in av Socialdemokraterna på kommunfullmäktige den 16 november 2020. Motionen föreslog utredning av möjligheten att öppna ett lågtröskelboende i Norrtälje kommun. Kommunfullmäktige har beslutat att lämna motionen till kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelsen beslutade den 27 november 2020 att remittera motionen till socialnämnden för yttrande. Socialnämnden behandlade motionen på sitt sammanträde den 18 mars 2021 och beslutade att anse motionen besvarad. Det tillträdda styret har överenskommit om att implementera konceptet ”Bostad först” vilket är ett just nu pågående arbete. Därtill utreder socialkontoret just nu möjligheterna att starta ett akutboende. Därmed anser även kommunstyrelsekontoret att motionen ska anses besvarad.

Motionen lämnades in på kommunfullmäktige den 21 juni 2021 och föreslår att Norrtälje kommun i dialog med privata hyresvärdar utreder och tar fram en modell för kommunal bostadsförmedling i Norrtälje. I motionen föreslås även att en kommunal bostadsförmedling med ett rättvist och förutsägbart sätt att fördela lediga bostäder inrättas i Norrtälje kommun. Socialkontoret har ett uppdrag i verksamhetsplanen för 2023 att utreda införandet av en kommunal bostadskö och införandet av kommunala hyresgarantier. Därmed anser kommunstyrelsekontoret motionen vara besvarad.

Motionen lämnades in på kommunfullmäktige den 4 april 2019 och föreslår att Nysättrahemmet öppnas upp som tillfälliga lokaler för ändamålet att husera medborgare med demens och/eller Alzheimers, för att tillgodose närhet för närstående och släktingar. Kommunfullmäktige har beslutat att remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelsekontoret överlämnade motionen den 2020-04-08 till Kommunalförbundet sjukvård och omsorg i Norrtälje (KSON) för yttrande. Direktionen för KSON beslutade inkomma med ett yttrande den 2020-09-16. KSON ansåg att processen att etablera ett särskilt boende för äldre i Nysättrahemmet är för omfattande för ett behov som är tillfälligt.

Nysättrahemmet är sedan den 29 september 2021 såld via kommunstyrelsekontorets försäljningsgrupp då ingen förvaltning eller TioHundra inom kommunen önskat hyra fastigheten. I dagsläget finns överkapacitet på platser för särskilda boenden i Norrtälje kommun. Därmed anser kommunstyrelsekontoret att motionen ska avslås.

Socialdemokraterna har ställt en motion till kommunfullmäktige om att återdiplomera Norrtälje kommun som Fairtrade City. Kommunfullmäktige beslutade 10 oktober 2020 om en miljö- och klimatstrategi med sikte på 2030. Inriktningen bedöms inte ligga på hållbarhetsbegreppets bredaste definition som tar hänsyn till bland annat sociala och ekonomiska aspekter utan i stället läggs tonvikten på kommunens arbete med klimat- och miljöfrågor. Diplomeringen innebär att kommunen lever upp till kriterier för strategiskt arbete, ställer hållbarhetskrav i upphandlingar och har ett aktivt informations- och engagemangsarbete i lokalsamhället. Fairtrade City-engagemanget är ett samarbete mellan kommun, näringsliv och civilsamhälle. En Fairtrade City diplomering kräver även starkt engagemang från det lokala näringslivet, inte minst detaljhandeln, något som i så fall skulle behöva utredas, hur näringslivet ser på certifieringen.