Möte 2022-11-23

Anette Madsen, kommundirektör, informerar om läget på kansliavdelning samt att rekrytering av ny stabs- och planeringschef är i slutskedet. 

Utfallet per oktober för kommunen är 491,3 mnkr vilket motsvarar en avvikelse mot budget med +387,5 mnkr. Avvikelsen består av överskott på nämnderna 123,0 mnkr, skatteintäkter och bidrag +129,0 mnkr samt centrala anslag med ca 135,5 mnkr. En tillfällig periodiseringsavvikelse för semesterlöneskuld bidrar till den centrala avvikelsen med 50,8 mnkr. Prognostiserat resultat för helåret 2022 uppgår till 354,0 mnkr vilket är 233,6 mnkr bättre än budget. I samband med bokslutet kommer exploateringsintäkter och -kostnader att genomlysas och bokföras. Balanskravsresultatet sjunker något till 336 mnkr efter avdrag av reavinster med 18 mnkr. Resultatet är en förbättring med ca 14 mnkr jämfört med prognosen i delårsrapport 2 per augusti. Nämndernas prognos avviker positivt mot budget med 80,1 mnkr och har förbättrats med 25,0 mnkr jämfört med delåret där Kommunstyrelsen, Socialnämnden, Barn- och skolnämnden samt Utbildningsnämnden prognoserar positiva avvikelser mot budget. Samtliga nämnder prognostiserar positiva avvikelser eller en ekonomi i balans för 2022. Den prognostiserade positiva avvikelsen består främst av skatteintäkter och statsbidrag +160,8 mnkr samt överskott på nämnder med 80,1 mnkr.

Kommunstyrelsen har upprättat månadsrapport per oktober 2022 enligt kommunens styrmodell. I ärendet redovisas uppföljning av ekonomiskt utfall för perioden samt prognos för helåret samt status för uppdragen. Kommunstyrelsen redovisar ett utfall och en prognos som avviker positivt mot budget. Kommunstyrelsens resultat för perioden januari-oktober visar ett överskott om 38,7 mnkr. Överskottet beror främst på lägre personalkostnader till följd av vakanser och frånvaro samt att investeringar inte kunnat genomföras enligt plan. I helårsprognosen för 2022 för Kommunstyrelsen prognostiseras ett överskott om 25,9 mnkr jämfört med budget. Merparten av de beslutade uppdragen inom kommunstyrelsen kommer att uppfyllas under året. Åtta uppdrag kommer inte kunna slutföras under året men är påbörjade. De åtta uppdragen finns hos samhällsbyggnadskontoret och merparten av de uppdragen härrör från 2021. Uppdragens omfattning och brist på resurser på grund av vakanser är en bidragande orsak till att uppdragen har försenats. Omorganisation har skett inom kommunstyrelsen där delar av trygghets och säkerhetskontoret ingår i Kommunstyrelsekontoret från och med 1 oktober. I denna rapport har dock trygghets- och säkerhetskontorets ekonomi samt uppdrag redovisats enligt gamla organisationen.

Kommunfullmäktige ska årligen fatta beslut om utbetalning av kommunalt partistöd och partierna som är berättigade till det ska årligen lämna in en redovisning över hur stödet använts. Samtliga partier i fullmäktige har inkommit med redovisning och granskningsrapport avseende partistöd enligt gällande regelverk. Nytt sedan 2019 är att partiernas redovisning skett enligt en enhetlig mall, i syfte att underlätta redovisningen. Beräkningen av partistöd är densamma som föregående år men stödet till respektive parti har förändrats utifrån valresultatet och Roslagens oberoende parti får ett avvecklingsbidrag eftersom de inte har mandat i kommunfullmäktige längre.

Investeringen innebär att tilläggsmedel anslås för att kunna genomföra investeringen för att åtgärda skredrisk och kaj i Societetsparken i Norrtälje, projektnummer 20023. Total kostnad om 30 mnkr och finansieras med egna medel. Tillkommande kapital- och driftskostnader för gatu- och parkavdelningen om 725 tkr från och med 2025. Beslutat anslag för huvudinvesteringen om 60 mnkr samt begäran om tilläggsmedel enligt detta tjänsteutlåtande innebär att det totala anslaget kommer att uppgå till 90 mnkr för projekt 20023, vilket generar en årlig kapital- och driftskostnad om 2 334 tkr. Investeringen beräknas att ianspråktas 2025 utifrån huvudinvesteringens uppdaterade tidplan. Teknik och klimatnämnden behandlade ärendet den 31 maj 2022 och beslutade i enlighet med förslaget.

Kommunalförbundet Sjukvård och omsorg i Norrtälje hemställer att Norrtälje kommun återställer sin del av förbundets underskott för 2019 och 2020 års om tillsammans 9,9 miljoner kronor. Återställandet av Norrtälje kommuns andel om 9,9 miljoner kronor i KSON underskott 2019-2020 sker som extra medlemsbidrag och påverkar kommunens kostnader 2022. Kostnaden om 9,9 miljoner kronor finansieras i budget 2022 ur KS oförutsett och har ingått i prognos i delårsrapport per augusti 2022. Återställandet innebär att motsvarande likvida medel utbetalas till KSON i december 2022 Återställandet av Norrtälje kommuns andel om 13,6 miljoner kronor i KSON underskott 2017 har bokförts som kostnad i kommunens bokslut 2020 och i årsredovisning 2020. Utbetalning har inte skett. I kommunen ligger detta bokfört som skuld till KSON. KSON har motsvande fordran på kommunen. Återställande har inte reglerats likvidmässigt. Efter beslut om reglering av denna skuld och utbetalning av likvida medel utbetalas 13,6 miljoner kronor till KSON och skuld/fordran blir reglerade.

I Mål och budget 2022-2024 har kommunfullmäktige beslutat om att internbanken generellt ska lägga 1,1 procentenheter till den genomsnittliga räntan vid utlåning till dotterbolagen. För Norrtälje Vatten och Avfall gäller ett påslag med 0,6 procent. Verksamheten i bolaget är taxefinansierad. Bolaget riskerar med påslag på en allt högre genomsnittlig ränta i en ränteuppgång att räntekostnaderna inte är skattemässigt avdragsgilla och då belastas taxekollektivet med ytterligare kostnader. Bolaget är ett aktiebolag och skattesubjekt. Detta innebär att räntenivån inte får vara satt på en nivå så att det kan anses vara förtäckt utdelning. Ett slopande av påslaget på den genomsnittliga räntan för utlåning till Norrtälje Vatten och Avfall AB minskar riskerna för bolaget att räntekostnaderna inte ska vara skattemässigt avdragsgilla samt eliminerar risken för att räntenivån ska anses vara förtäckt utdelning. Ärendet har samberetts av kommunstyrelsekontoret och Norrtälje Vatten och Avfall AB.

Norrtälje kommun förvärvade bolaget 2019-04-17 som en del av samhällsutvecklingen inom kommunen. Bolaget äger och förvaltar fastigheten Vaktmästaren 6. På bolagets mark finns en byggnad som har driftkostnader som el, vatten, försäkring m.m. och administrationskostnader för redovisning och revision. En prognos likviditet visar bedömda kostnader från 2022-08-31 fram till och med år 2023-12-31. Kostnaderna bedöms uppgå till 1 000 000 kronor fram till och med 2023-12-31. Bolaget har endast 22 050,00 kronor i likvida medel per 2022-11-15 vilket kräver tillskott av likvida medel. Enligt 25 kap 13 § aktiebolagslagen ska kontrollbalansräkning upprättas inom 6 månader när halva aktiekapitalet är förbrukat. I bokslut 2022-12-3 kommer mer än halva aktiekapitalet förbrukat vilket kräver ytterligare aktiekapital i form av aktieägartillskott. Ett aktieägartillskott på 2,5 mnkr ger bolaget likvida medel för kommande års drift samt återställer och ger bolaget en nivå på det egna kapitalet som uppskattas hålla fram till år 2025.

Räddningstjänsten Norrtälje kommun har under flera år bedrivit ett framgångsrikt arbete med att bredda rekryteringen till utryckningsstyrkorna. Nuförtiden söker inte enbart män arbete inom räddningstjänsten utan även kvinnor, den möjliga rekryteringsytan har således dubblats. Som en konsekvens av detta behöver de befintliga lokalerna anpassas till att både män och kvinnor arbetar i en numera mer jämställd utryckningsstyrka. Den valda lösningen med ”könsneutrala” omklädningsoch duschutrymmen har använts i flertalet om- och nybyggnationer av brandstationer i regionen. Övergången till den nya lösningen bedöms kunna hanteras väl. Lösningen bedöms vidare bidra till en mer inkluderande arbetsplats.

Hallsta skola uppfördes på 1960-talet. I bygganden finns ett tillagningskök om ca 200 m2 som idag är i stort behov av renovering av golvytskikt, väggar och tak. Även vissa komponenter såsom golvbrunnar av gjutjärn och avloppsledningar som börjar närma sig sin tekniska livslängd ämnas bytas ut i samband med det nya golvytskiktet i lokalerna. Under framtagandet av handlingar inför en upphandling har det framkommit nya kostnadsdrivande åtgärder. Dessa beror bland annat av servisledningar för el, internt och externt till fastigheten. Ytterligare har ett behov av en helt ny ventilationsanläggning till tillagningsköket uppmärksammats, vilket även är ett myndighetskrav för att kunna bedriva verksamhet i lokalerna. Projektet behöver därmed ett tilläggsanslag på 5 700 tkr för att kunna genomföras så att verksamheten i lokalerna får ett ändamålsenligt och funktionellt tillagningskök. Total kostnad är 11 200 tkr. Total kapitalkostnad som uppkommer är 644 tkr (år 1) 2023. Teknik- och Klimatnämnden behandlade ärendet den 30 augusti och beslutade i enlighet med förslaget. Investeringen ingår inte bland prioriterade investeringar i mål och budget 2022—2024.

Lekplatser ska kunna erbjuda något passande för alla oavsett ålder eller eventuella funktionsvariationer och vara en naturlig mötesplats som därmed bidrar till den vardagliga leken och ökad säkerhet och trygghet. Norrtälje kommun har under 2022 satsat på att rusta upp lekplatser på allmän plats. Under senaste åren har det även lyfts fram ett stort behov, både genom e-förslag och skrivelser till kommunstyrelsen för etablering av en lekplats centralt i Älmsta, Väddöbygden. Den 7 november 2022 inkom Väddöbygden ideell förening med en förfrågan avseende medfinansiering till etablering av lekpark i Älmsta (se bilaga 1). Idag saknas en bra lekyta för barn i centrala Älmsta. Uppförandet av lekparken baseras på en dialog som har förts mellan näringsliv- och etableringsavdelningen tillsammans med Väddöbygden ideell förening. Total kostnad för uppförandet är 1 950 000 kronor. Löpande driftskostnader1 samt årlig besiktning beräknas till 40 000 kronor. Uppräkning av driftskostnader utgår från 2022 års kommunala kostnader för drift av en likvärdig lekpark.

Styrelsen för Norrtälje Vatten & Avfall har på sitt sammanträde den 25 oktober 2022, § 90 beslutat föreslå kommunstyrelsen att godkänna slutredovisning av investeringsprojekt 18038 - Rimbo arbetsmiljö & ventilation Enligt beslut KS 2018-06-18 §112 beslutades att Rimbo ARV skulle förbättra sin arbetsmiljö genom att rusta upp byggnader, byta ventilation och förbättra renshantering. Investeringsbeslutet rörde 11 900 tkr. Projektet handlades upp i en projektportfölj innehållandes 5 akuta projekt på Lindholmen och Rimbo, vinnande entreprenör blev Purac AB. Projektering pågick hösten 2018 och sommaren 2019 och fungerade ganska dåligt. Inledande fas 1 där allt skulle detaljprojekteras fungerade väldigt dåligt med Purac och det var nästan omöjligt att få fram byggbara handlingar. Detta till trots, tecknades avtal för fas 2 sommaren 2019. Mycket projektering pågick under produktionen i den mån Purac hittade resurser som kunde driva detta, granskning som beställaren ville utföra uteblev då granskningstider var för korta och det pågick för många samtidiga projekt för att personalen skulle hinna granska alla samtidigt. Projektets ursprungliga tidplan sade att produktionen skulle vara klar januari 2020, men blev första klar jun 2020, ett halvår efter utsatt tid. Rötrestlagrets ventilation gjordes som ett separat delavrop och blev klart först juli 2021. Projektet sökte investeringsbeslut för 11 900 tkr men utfallet totalt blev 27 392 tkr. Att projektet överskred så pass mycket är dels beroende av en för dåligt underbyggd kalkyl inför investeringsbeslutet, dels de tillägg och ändring som skedde under projektets gång när investeringshorisonten inte längre var 10 år, var också kostnadsdrivande.

Styrelsen för Norrtälje Vatten & Avfall har på sitt sammanträde den 25 oktober 2022, §89 beslutat att föreslå kommunstyrelsen att godkänna slutredovisningen av investeringsprojekt 15004 Släckvattensystem. År 2015 tog Kommunstyrelse beslut att anslå 700 000 kr för reinvesteringarna i släckvattensystemet. Dessa medel är nu förbrukade för byte av 7 stycken brandposter samt reparation av flertalet brandposter till en kostnad om 681 321 kr. Nya medel behöver sökas av kommunen samt ett samarbetsavtal behöver tas fram mellan kommunen och NVAA för drift, underhåll, nyinvesteringar och reinvesteringar i släckvattensystemet.

Styrelsen för Norrtälje Vatten & Avfall har på sitt sammanträde den 25 oktober 2022, § 87, beslutat föreslå kommunstyrelsen att godkänna slutredovisningen av investeringsprojekt 19032 Mätarbrunnar läng Norrvattenledningen, Norrtälje stad. År 2017 tog Kommunstyrelse beslut att anslå 2 700 000 kr för att anlägga sex stycken mätarbrunnar för dricksvatten i Norrtälje längs Norrvattenledningen. Under året 2020 med viss efterarbete för el och styr år 2021-2022 har fem stycken mätarbrunnar installerats till en kostnad om 3 284 923 kr. Avvikelsen kan delvis förklaras med inflation. Beslutet togs 2017 men arbetet påbörjades 2020. Byggindex under dessa 3 år hade ökat med 9 %.

Styrelsen för Norrtälje Vatten & Avfall har på sitt sammanträde den 25 oktober 2022, § 88 beslutat föreslå kommunstyrelsen att godkänna slutredovisningen av investeringsprojekt 20034 Infodring av befintlig vattenledning, del av Ekvägen Hallstavik. År 2020 tog Kommunstyrelsen beslut att anslå 3 000 000 kr för att renovera befintlig vattenledning del av Ekvägen i Hallstavik. Ledningen renoverades under slutet av 2020/början av 2021 till en kostnad om 3 484 624 kr. Avvikelsen på 484 624 kr beror på att anläggningsarbeten blev dyrare än projekterat.

Kommunstyrelsens beslutade 8:e juni 2016 (dnr 2016-000516319) att anslå 7 500 tkr i investeringsanslag för ombyggnad av Hallstaviks centrumtorg. Slutkostnaden för projektet uppgick till 14 198 tkr och redovisar ett underskott på 6 698 tkr. Godkännande av slutredovisning av investeringsprojektet för ombyggnad av Hallstaviks centrumtorg. Teknik- och Klimatnämnden behandlade ärendet den 4 okt och beslutade i enlighet med förslaget.

Kommunstyrelsen beslutade den 30:e november 2015 (dnr 2015-001397312) att anslå 10 113 tkr i investeringsanslag för om-/nybyggnad av gatuanläggningar för kvarteret Förrådet etapp 2. Slutkostnaden för projektet uppgick till 10 980 tkr och redovisar ett underskott på 867 tkr. Godkännande av slutredovisning av investeringsprojektet om-/nybyggnad av gatuanläggningar för kvarteret Förrådet etapp 2. Teknik- och Klimatnämnden behandlade ärendet den 4 okt och beslutade i enlighet med förslaget.

Kommunstyrelsen beslutade 23:e oktober 2017 (dnr 2017-001390041) att anslå 3 000 tkr i investeringsanslag för om-/nybyggnad av gatuanläggningar för ny infart mot Södra Bergen. Slutkostnaden för projektet uppgick till 3 281 tkr och redovisar ett underskott på 281 tkr. Godkännande av slutredovisning av investeringsprojektet om-/nybyggnad av gatuanläggningar för ny infart mot Södra Bergen. Teknik- och Klimatnämnden behandlade ärendet den 4 okt och beslutade i enlighet med förslaget.

I december 2022 avslutas samverkan med Täby kommun avseende kommunens överförmyndarverksamhet och istället ska kommunen bedriva verksamheten i egen regi. I arbetet inför övertagandet av verksamheten har behov av att se överförmyndarens reglemente konstaterats.

Kommunstyrelsekontoret har tagit fram ett förslag till reviderat reglemente för val- och demokratinämnden inför mandatperioden 2023—2026. Till skillnad från nuvarande reglemente föreslås nämnden minskas till åtta ledamöter och åtta ersättare för att spegla representationen i kommunfullmäktige. Vidare förtydligas i reglementet att varje parti i kommunfullmäktige utser en ledamot och ersättare. Slutligen inkluderas en paragraf som slår fast att nämnden har ansvar för e-förslag i enlighet med vad som anges i riktlinjer för e-förslag i Norrtälje kommun.

Då kommunfullmäktiges beslut av den 24 oktober gällande val av gruppledare vilar på osäker rättslig grund har val- och demokratinämnden berett ett ärende om ersättning till gruppledare och vice gruppledare i kommunfullmäktige. Val- och demokratinämnden har därför tagit fram ett förslag till en reviderad bilaga A till Norrtälje kommuns ersättningsbestämmelser som föreslås gälla från och med den 19 december 2022. Förslaget bygger till stora delar på de principer som gällt under förgående mandatperiod med skillnaden att gruppledarna kan stapla arvoden från olika uppdrag. Förtroendevalda som därigenom har en total ersättning om 40 % eller mer av kommunstyrelsens ordförande blir kommunalråd/oppositionsråd per automatik.

Offentlighetsprincipen innebär att allmänna handlingar (information) hos myndigheter, ska vara tillgängliga för allmänheten. Genom att ha tydliga rutiner för registrering och förvaring får myndigheten en bättre överblick och möjliggör en enklare eftersökning av information. Detta underlättar det dagliga arbetet för kommunens tjänstepersoner och gör det också möjligt för medborgare att ta del av kommunens handlingar enligt offentlighetsprincipen Från och med den 1 januari 2023 ska Norrtälje kommun bedriva överförmyndarverksamhet i egen regi, efter att tidigare, sedan 2012, varit lokaliserad i Täby för samverkan med Täby kommuns överförmyndarverksamhet. Överförmyndaren kommer att vara en egen myndighet som är direkt underställd kommunfullmäktige. För att uppnå en fungerande ärendehandläggning har arkivbeskrivning, klassificeringsstruktur och hanteringsanvisningar tagits fram för verksamhetens specifika allmänna handlingar. De framtagna hanteringsanvisningarna ska även gälla som beslut för bevarande- och gallringsfrister.

Ersättningsskanning är en del av en mer digitaliserad och tillgänglig myndighet. För att hantera inkomna analoga handlingar i ett digitalt flöde behöver dessa digitaliseras. Detta sker generellt genom att handlingen skannas in. Under förutsättningarna att den inskannade kopian endast i ringa grad förlorar information, bevisvärde eller kulturhistoriskt värde kan den fysiska handlingen gallras i enlighet med detta beslut. Detta medför även att arkiveringen och bevarandet av handlingar i många fall kan övergå till att vara helt digital. Kommunstyrelsens hanteringsanvisningar behöver i samband med beslutet uppdateras för att tydligt beskriva hur kommunens handlingar ska hanteras.

Ersättningsskanning är gallring av handlingar på papper efter att handlingen har skannats in. Den inskannade handlingen ersätter då pappershandlingen som arkivkopia. För att säkerställa att detta sker utan gallring av information som ska bevaras har riktlinjer för ersättningsskanning tagits fram. Också att kommunens handlingar ska framställas på ett konsekvent sätt behöver samtliga verksamheter följa samma riktlinjer när det gäller skanning, därav tas detta beslut av kommunfullmäktige. Styrdokumentet omfattar tekniska riktlinjer, rutinmässiga riktlinjer samt juridiska ställningstaganden rörande ersättningsskanning. Riktlinjen innehåller även exempel på handlingar som inte får ersättningsskannas av juridiska skäl, eller av andra orsaker. Då arbetet med ersättningsskanning inte har påbörjats än bör riktlinjerna vid behov uppdateras av kommunstyrelsen, för att säkerställa att riktlinjerna är anpassade till verksamheten.

Av Norrtäljeavtalet som fattas mellan Moderaterna, Liberalerna, Kristdemokraterna och Sverigedemokraterna framgår att Norrtälje kommun ska lämna Mälardalsrådet. Norrtälje kommun har varit medlem i mälardalsrådet sedan 1993. Mälardalsrådet är en samverkansorganisation för kommuner och landsting kring Stockholm-Mälardalsregionen och arbetar för utveckling och samverkan mellan regionerna. Ett utträde ur Mälardalsrådet får endast ske i slutet av kalenderåret och anmälan om utträde görs direkt till Mälardalrådets styrelse.

Detta lokala kollektivavtal ger medarbetare möjlighet att byta det extra lönetillägg som enligt semesterlagen utgår för varje semesterdag mot extra ledighet. Detta stärker Norrtälje kommun i att bli en attraktiv arbetsgivare.

Norrtälje kommuns trygghetsfond finns till för de föreningar som vill bidra till att Norrtälje är Sveriges tryggaste kommun senast år 2030. Totalt finns 1 mkr avsatta för trygghetsfonden år 2022 varav 824 000 kronor till höstens ansökningsperiod. Sex ansökningar om medel från Trygghetsfonden har inkommit. Av dessa föreslås beviljande av medel till fem av ansökningarna. Baserat på ansökningarnas underlag och riktlinjerna för Trygghetsfonden föreslås att medel beviljas till fem av ansökningarna, totalt 348 000 kronor