Möte 2024-05-22

• Anette Madsen, kommundirektör, informerar om arbetet som pågår med den nya visionen.

Den interna styrningen och kontrollen är en del av kommunens styrsystem och ett redskap för kommunens ledning. Syftet är att främja en effektiv ledning av organisationen, hantera risker, skapa underlag för utveckling av verksamheten, utvärdera verksamhetens resultat och säkra långsiktig måluppfyllelse. Verksamheterna fortsätter att implementera arbetssättet med internkontroll och nyttjar internkontrollens potential som ett kvalitetshöjande verktyg.

Analysen visar att det finns fortsatt behov av att säkerställa redan framtagna rutiner, policys och styrdokument samt att systematiska uppföljningar utförs. Vidare att resultaten kommuniceras och förankras i verksamheterna för att uppnå och säkerställa löpande förbättringar. Arbetet inkluderar uppföljning i den dagliga verksamheten, dokumentera avvikelser och uppföljning av dokumenterade vidtagna åtgärder. Inom delar av kommunstyrelsens verksamheter identifieras ett fortsatt stort behov av en proaktiv kommunikation och utbildning för att stötta övriga verksamheter att agera på ett korrekt sätt.

Rapportering för delår 1 till kommunstyrelsen innefattar två rapporterande kontor; kommunstyrelsekontoret och del av samhällsbyggnadskontoret som presenteras i respektive bilaga.

Kommunstyrelsen har upprättat delårsrapport per april 2024 enligt kommunens styrmodell. I ärendet redovisas uppföljning av ekonomiskt utfall för perioden samt prognos för helåret samt status för uppdragen och initiativen.

Kommunstyrelsen redovisar för perioden en positiv budgetavvikelse om 31,1 mnkr och prognostiserar en positiv avvikelse om 24,3 mnkr för 2024.

Investeringsutfall och prognos för kommunstyrelsens investeringar i verksamhetsplan 2024 redovisas i ärendet. Större avvikelser mot budget och tidplan kommenteras samt i en investeringsbilaga.

Totalt är 47 av de 52 beslutade uppdragen inom kommunstyrelsen påbörjade varav fem uppdrag är genomförda. Nio uppdrag avviker från plan och åtta kommer genomföras under 2024 och ett 2025.

Kommunstyrelsen arbetar även med 21 nämndinitiativ varav 16 planeras genomföras enligt plan och fem kommer genomföras senare än planerat men under året.

Kommunstyrelsen har inför 2024 ökat fokuset på målstyrningen utifrån det uppdrag som gavs kommundirektören i verksamhetsberättelsen 2023. Det har resulterat i en förbättrad måluppfyllelse för perioden, där 18 av 21 inriktningsmål bedöms uppfyllas vid årets slut. Två bedöms i sin helhet i delårsrapport per augusti och ett inriktningsmål bedöms ej nå målet.

Analysen visar att det finns fortsatt behov av att säkerställa redan framtagna rutiner, policys och styrdokument. Det är av största vikt att systematiska uppföljningar utförs och att resultaten kommuniceras och förankras i verksamheterna, för att uppnå löpande förbättringar. Arbetet inkluderar uppföljning i den dagliga verksamheten, att dokumentera avvikelser och att följa upp dokumenterade vidtagna åtgärder.

Inom kommunens och koncernens verksamheter arbetas mer aktivt med att medvetandegöra frågor och kontroller mot välfärdsbrott och stärkt intern kontroll. Analysen visar att större fokus läggs på att identifiera även mindre avvikelser. Därmed höjs ambitionsnivån på att säkerställa att risker anses kontrollerade. 

Den interna styrningen och kontrollen är en del av kommunens styrsystem och ett redskap för kommunens ledning. Syftet är att främja en effektiv ledning av organisationen, hantera risker, skapa underlag för utveckling av verksamheten, utvärdera av verksamhetens resultat och säkra långsiktig måluppfyllelse.

Verksamheterna fortsätter att utveckla och implementera arbetssättet med internkontroll, och nyttjar internkontrollens potential som ett kvalitetshöjande verktyg samt för att stärka den interna kontrollen. Strävan att ständigt förbättra och effektivisera processer och rutiner är en del i det systematiska kvalitetsarbetet.

Kommunstyrelsekontoret har upprättat delårsrapport per april 2024. Underlag har hämtats från nämnder, Kommunalförbundet sjukvård och omsorg i Norrtälje, Norrtälje kommunhus AB och TioHundra AB. I delårsrapporten redovisas utfall per april samt helårsprognos, uppföljning av mål och uppdrag samt uppföljning av god ekonomisk hushållning

Helårsprognosen uppgår till 85,5 mnkr, vilket är 21,7 mnkr bättre än budget och motsvarar 1,9 procent av skatteintäkter och bidrag. Nämnder avviker positivt med totalt 15,9 mnkr medan skatter och bidrag avviker positivt med totalt 30,2 mnkr. Kommunens finansnetto har förbättrats med 6,6 mnkr grund av ökade ränteintäkter. Pensionskostnader beräknas öka med 24,3 mnkr på grund av fortsatt höga pris- och inkomstbasbelopp.

Nämnder som prognostiserar ett underskott i samband med delåret föreslås uppdras att vidta åtgärder för att åter komma i balans.

God ekonomisk hushållning ska utgå från såväl finansiella som verksamhetsmässiga mål. I Norrtälje kommun sker detta genom bedömning av tre aspekter. Sammantaget bedöms Norrtälje kommun utifrån de uppställda aspekterna ha förutsättningar att nå en god ekonomisk hushållning under 2024. Dock krävs åtgärder för att stärka måluppfyllelsen inom de målområden där måluppfyllelsen bedöms svag.

Sammantaget bedöms Norrtälje kommun utifrån uppställda aspekter ha goda förutsättningar att nå god ekonomisk hushållning under 2024.

Förslag till ny kravpolicy ersätter tidigare Instruktion för Norrtälje kommuns fakturering och kravverksamhet från 2008 samt tillägg från 2014. Förändringarna innebär främst en anpassning till gällande lagstiftning och ska säkerställa att alla kunder hanteras likvärdigt. Därtill en effektiv kravprocess som säkerställer kommunens intäktsflöden.

Kravpolicyn ska reglera kravverksamheten övergripande och avse Norrtälje kommun och dess koncernföretag samt Kommunalförbundet vård och omsorg i Norrtälje (KSON).

Tidigare Finanspolicy revideras med avseende på ägarlån till kommunalförbundet Norrvatten. Kommunfullmäktige godkände den 19 februari 2024, Dnr KS 2023-2077, för Norrtälje kommuns del,  Kommunalförbundet Norrvattens hemställan till medlemskommunerna om att medge en utökad låneram från nuvarande 2 100 mnkr till 3 200 mnkr, samt att medlemskommunerna godkänner ägarlån för finansiering av investeringar för kommunalförbundet Norrvatten. Anledningen var att Norrvatten planerar omfattande investeringar dels i en etappvis utbyggnad för ökad kapacitet av dricksvattenproduktion, dels en upprustning av befintligt Görvelnverk och ledningsnät samt åtgärder för utökad rening.

Kommunfullmäktige godkände därmed kommunalförbundet Norrvattens hemställan om att medlemskommunerna godkänner ägarlån för finansiering förbundets investeringar utifrån ägarandel. Det innebär att medlemskommunerna lånar upp och lånar ut kapital till Norrvatten med marginalpåslag och utifrån ägarandel, både nya lån och vid förfall av förbundets befintliga lån.

Kommunfullmäktige beslutade den 19 februari 2024, Dnr KS 2023-2077 även att uppdra till kommunstyrelsen att återkomma med en reviderad Finanspolicy som beaktar ägarlån till Norrvatten.

I detta ärende revideras Finanspolicyn med utlåningsmöjlighet i form av ägarlån till kommunalförbundet Norrvatten.

Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) arbetar sedan 2020 på kommunernas uppdrag och inom ramen för en rekommendation om ”Gemensam finansiering för en långsiktig kunskapsstyrning inom socialtjänstens verksamheter (18/00295 och 22/00731) för att stödja utvecklingen av en kunskapsbaserad socialtjänst.” Kommunstyrelsen fattade 10 oktober 2022 beslut om att förlänga den dåvarande gemensamma finansieringen till och med 2024 samt att ge kommunstyrelsen i uppdrag att ta fram en finansieringsmodell för 2024. För att SKR ska kunna fortsätta arbetet 2025-2028 behöver kommunerna göra ett nytt ställningstagande. SKR rekommenderar kommunerna att årligen till SKR gemensamt tilläggsfinansiera viktiga förutsättningar för en kunskapsbaserad socialtjänst och kommunal hälso- och sjukvård om sammanlagt 19,5 mnkr per år (dvs. max 1,95 kr per invånare) under åren 2025-2028. För Norrtälje motsvarar detta en kostnad på cirka 130 tkr för 2025. Kostnaden föreslås delas lika mellan socialnämnden och KSON.

Norrtälje kommuns beslut meddelas SKR senast den 30 juni 2024.

I Mål och budget 2024 -2026 har kommunstyrelsen fått ett uppdrag av kommunfullmäktige att
”Utreda regelverk för överlämning av objekt till lokalbanken”. I kommunstyrelsens verksamhetsplan 2024 har kommunstyrelsekontorets ekonomiavdelning tilldelats detta uppdrag.

Detta ärende är en slutredovisning av detta uppdrag med förslag till Riktlinjer för Lokalbanken.

Riktlinjer för Lokalbanken är ett komplement till internhyresmodellen och regelverk för internhyra.

Norrtälje kommun har en aktiv strategi för att främja lokalt förankrat utvecklingsarbete på landsbygden och i skärgården. En del av denna strategi är landsbygds- och skärgårdsutvecklingspengen, vars syfte är att stödja lokala projekt som tillvaratar och stimulerar människors, organisationers och lokalsamhällens utvecklingskraft. Föreningar och andra organisationer inom kommunen kunde ansöka om medel för utvecklingsprojekt mellan den 29 januari och 25 mars 2024.

Det har inkommit totalt 42 ansökningar. Det totala ansökta beloppet uppgår till 3 170 410 kronor. Förslaget är att bevilja stöd för ett belopp som uppgår till totalt 1 559 805 kronor. Kvarstående medel blir då 440 195 kronor.

I de lokala ordningsföreskrifterna för Norrtälje kommun finns bestämmelser om hur den allmänna ordningen på offentlig plats ska upprätthållas. Ordningsföreskrifterna kompletteras med en bestämmelse om tillståndsplikt för passiv pengainsamling (tiggeri) inom vissa avgränsade områden. Syftet med regleringen är att upprätthålla ordningen på offentlig plats samt införa ett trygghetsskapande verktyg. Polismyndigheten handlägger ansökningar om tillstånd och äger rätt att ta ut en avgift för de tillstånd som myndigheten utfärdar.

En hänvisning till kommunens föreskrifter för torghandel utgår ur de lokala ordningsföreskrifterna.

Kultur och fritidsnämnden beslutade den 25 april 2024 att föreslå en revidering av 20 § i ordningsföreskrifterna, för att förtydliga att det under vintertid endast är tillåtet att vistas i motionsspår, som har iordningställts för skidåkning, med skidor på fötterna. Syftet med ändringen är att minska risken för att konflikter uppstår mellan invånare som vill använda motionsspåren på olika sätt under vintern.

Kommunstyrelsen antog i december 2019 Norrtälje kommuns strategiska lokalförsörjningsplan. Kommunstyrelsen har gett kommunstyrelsekontoret i uppdrag att löpande revidera planen och senaste revidering antogs i december 2022. Kommunstyrelsekontoret föreslår nu att planen revideras i enlighet med bilaga 1 till tjänsteutlåtandet, ”Lokalförsörjning. Strategi, planering och demografi i Norrtälje kommun åren 2024–2033”, samt att uppdrag lämnas till samhällsbyggnadskontoret att leda och skyndsamt samordna arbetet med att tillgodose KSON:s behov av verksamhetslokaler och boenden och löpande återrapportera till Kommunstyrelsen och KSON i kommande månads- och delårsrapporter.

Från och med den 1 juli 2023 har kommunen ett brottsförebyggande ansvar enligt Lag (2023:196). Syftet med lagen är att säkerställa att kommunen utifrån ett kunskapsbaserat arbetssätt tar ställning till behovet av brottsförebyggande åtgärder och skapar förutsättningar för samordning av det brottsförebyggande arbetet inom kommunen.

Kommunen ska bland annat ta fram en lägesbild. Enligt lagen ska lägesbilden innehålla en kartläggning av brottsligheten, dess omfattning och konsekvenser, annan information av betydelse samt en analys av kartläggningen och informationen. Utifrån lägesbilden ska kommunen ta ställning till behovet av åtgärder för att förebygga brott och formulera detta i en åtgärdsplan. Åtgärdsplanen ska enligt lagen vara beslutad den 1 juli 2024.

I verksamhetsplanen för Norrtälje kommun 2024 utformades av kommunstyrelsen ett uppdrag till näringsliv- och etableringsenheten: ta fram förslag på hur landsbygd- och skärgårdsperspektiv kan införas som obligatorisk del i kommunens tjänsteutlåtanden. Detta uppdrag syftar till att integrera landsbygds- och skärgårdsperspektivet på ett mer systematiskt sätt i kommunens beslutsprocesser och verksamheter för att främja en mer hållbar och inkluderande utveckling i alla delar av kommunen.

Uppdraget utgår ifrån målområde 2 i Norrtälje kommuns mål- och budget för 2024–2026 som säger att ”Norrtälje kommun ska vara en landsbygdsvänlig och serviceinriktad kommun – som sätter invånaren först”.

Kommunstyrelsekontoret har i mål och budget år 2024 fått i uppdrag att se över regelverket för att ta betalt för utlämnande av allmänna handlingar. Kommunstyrelsekontoret har tolkat uppdraget som att regelverket för debitering av hantering och utlämnande av kopior av allmänna handlingar, både i fysisk och digital form, ska utredas. Utredningen ska även besvara om tiden för framtagande av allmänna handlingar kan debiteras kund.

Kommunstyrelsekontoret bedömer att kommunen kan ta ut avgifter för att framställa och distribuera kopior av allmänna handlingar, både i pappersform och i elektronisk/digital form. Avgifterna kan omfatta kostnader för kopiering, material och expediering. För att kommunen ska kunna ta ut avgifter för kopior i elektronisk/digital form behöver en taxa fastställas, där grunderna för beräkning av avgifterna framgår. Det saknas rättsligt stöd för att ta ut avgifter för den tid det tar att ta fram och sekretesspröva allmänna handlingar, som kommunen är skyldig att lämna ut enligt offentlighetsprincipen.

Kommunstyrelsekontorets sammantagna bedömning är att förutsättningarna att ta betalt för tiden för framtagande av allmänna handlingar är begränsade och delvis komplexa att bedöma i det löpande arbetet. Snarare än att i större utsträckning ta betalt för kopior av allmänna handlingar bör kommunen eftersträva en mer enhetlig hantering av utlämnanden. Kommunstyrelsekontoret bör ges i uppdrag att ta fram gemensamma förhållningsregler för digitala utlämnanden samt se över möjligheten att utveckla kontorets stöd till övriga verksamheter i frågor som rör betalning för utlämnande av kopior av allmänna handlingar.

Enligt kommunfullmäktiges arbetsordning ska motionsredovisning göras två gånger per år, en gång i juni och en gång i december. I samband med detta kan kommunfullmäktige också välja att avskriva motioner. I dagsläget är det 7 motioner som är under beredning. Varav ingen är äldre än 12 månader.

Ulrika Falk (S) lämnade in en motion vid kommunfullmäktiges sammanträde 24 april 2023 gällande att göra Norrtälje kommun till en barnrättskommun utifrån att FN:s barnkonvention blivit svensk lag. Kommunstyrelsekontoret har två utbildade barnrättsstrateger sedan hösten 2023 och ett arbete pågår för att ta fram en handlingsplan. Motionären föreslog vidare att kommunstyrelsen skulle ingå samarbete med UNICEF Sverige för att inleda processen med att bli en diplomerad barnrättskommun. Då UNICEF inte längre avser diplomera kommuner är det dock inte möjligt. Med hänvisning till ovanstående anses motionen vara besvarad.