Möte 2019-03-07

Vid årsbokslut 2018 har internkontroll genomförts av kontrollområdena verksamhetsplanens mål, tillstånds- samt tillsynsprocesser (avvikelsehantering), delegationsordning, debiteringsrutin (prövningsavgifter) samt bisyssla. Smärre avvikelser i måluppfyllnad finns, dessa har kommenterats i årsbokslut men föranleder i nuläget inga åtgärder.

Underlag för beslut

Internkontrollrapport 2018-12-31

Riskskattning

Underlag för uppföljning av internkontrollen (5 blanketter).

Under året bedöms måluppfyllnaden sammantaget vara god, enstaka mål och mått har blivit inaktuella såsom NKI för livsmedelskontrollen som inte längre kan följas på samma sätt som tidigare pga. organisationsförändring. Från och med den 1 januari 2018 sker livsmedelskontrollen genom avtalssamverkan mellan Täby kommun (Södra Roslagens Miljö och Hälsoskyddskontor, SRMH) samt Norrtälje kommun. Syftet är att göra livsmedelskontrollen inom det samlade geografiska området mer långsiktigt hållbar. Bygg- och miljökontoret har inhämtat uppgifter till årsbokslutet ifrån SRMH. Invånarna har fått snabba svar och korta handläggningstider.

Ekonomin visar en negativ avvikelse på 155 tkr jämfört med budget. Intäkterna blev 6 511 tkr lägre än budget samtidigt som kostnaderna blev 6 356 tkr lägre än budget.

Bygg- och miljökontoret har under 2018 haft en nedåtgående trend i antal inkommande och beslutade ärenden generellt. Konsekvenserna av detta är att kontorets intäkter har minskat drastiskt jmf med budget. Det största tappet har varit på bygglovssidan. Efter delår 2 vidtogs ett flertal åtgärder vilket också har lett till lägre kostnader. Enligt Sveriges Byggindustriers prognos nr 2 den 24 oktober 2018 är trenden generell i landet (några undantag) med de största konsekvenserna i Stor Stockholm. Effekterna beror till stor del av de kreditrestriktioner som lagts för att bevilja lån (bolånetak, tvingande amorteringskrav och skuldkvotsbroms). Nedgången förutspås fortsätta åtminstone det närmaste halvåret. De intäkter som kontoret erhåller via beslut i ärenden ska täcka såväl handläggning, administration, resekostnader som fasta kostnader för lokaler, system osv.

Under sommaren 2018 genomfördes insatsen "Bygglov och VA-bussen" igen i syfte att möta invånarna på plats. Denna gång kördes bussen 3 dagar per vecka, men under en längre period än tidigare (v 26 tom v 31). Platser som besöktes var Älmsta, Bergshamra, Gottröra och Södersvik. Besökarna var klart färre under sommaren 2018 jämfört med tidigare år. Bedömningsvis beror detta på den vikande ärendeingången för byggrelaterade ärenden men också på sommarens väder. Kundnöjdheten var hög.

Handläggningstiderna ligger stabilt under målvärdet (bättre än målvärdet). Andelen rätt vid överprövningar ligger också under målvärdet (sämre än målvärdet). Det finns dock få ärenden i statistiken vilket ger en hög volatilitet. Kundnöjdheten mäts omedelbart i anslutning till beslut i ett ärende om tillstånd och tillsyn (direkt feedback) och presenteras på skärmar på bygg- och miljökontoret.

Sammanfattningsvis uppger kunderna/invånarna att de är nöjda med verksamheten, svarstiderna är snabba och sjuktalen för kontorets medarbetare är lägre än för jämförelsetalet.